Die Tage der platzenden Aktenschränke und Schreibtische, die unter Papier vergraben sind, sind möglicherweise hinter uns, aber das bedeutet nicht, dass unser Leben des 21. Jahrhunderts mehr organisiert ist. Mit der in unseren täglichen Routinen integrierten drahtlosen Technologie haben viele von uns einfach Papierübereinstimmung gegen digitale Unordnung eingetauscht. Sie könnten es für selbstverständlich halten, aber es ist da:Ihr überfüllter Posteingang Das Durcheinander von Dateien auf Ihrem Desktop -Bildschirm und die Warnungen, dass der Speicher Ihres Telefons in Kapazität ist. Die Verschiebung von der Arbeit im Büro zu Hause während der Pandemic aus der Ferne von zu Hause aus remote hat die Abteilung für persönliche und geschäftliche Dateien noch weiter verwischt und die Organisation um eine größere Herausforderung gestaltet. „Wenn einer der digitalen Bereiche unseres Lebens voll wird, kann er sich überwältigend anfühlen“ . Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um diese digitale Unordnung unter Kontrolle zu bringen.
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Erwarten Sie nicht, dass Sie Ihre digitale Unordnung am Ende eines Arbeitstages aufräumen, wenn Sie sich bereits müde fühlen. Planen Sie diese Aufgabe am besten für einen Tag, an dem Sie Zeit und Energie haben, um sie zu vervollständigen, genau wie Sie einen Tag für die Frühlingsreinigung Ihres Hauses beiseite stellen könnten. „Wie bei jedem Organisationsprojekt erfordert es einige mentale Energie, strategisches Denken und Planung“, sagt Kumar. Es ist auch wichtig, sich darauf einzustellen, wie zufrieden Sie sich nach etwas organisierten, das Sie dazu motivieren wird, weiterzumachen. Wenn Sie feststellen, dass eine periodische Massenreinigung Ihrer Geräte viel zu überwältigend ist, finden Sie heraus, welche Frequenz für Sie funktioniert. Als ob Sie Ihre Kleidung am Ende des Tages weglegen, kann es sich leichter anfühlen, unerwünschte Fotos zu löschen, gleich nachdem Sie sie aufgenommen haben.
Experten -Tipp: Denken Sie darüber nach, Ihre digitale Unordnung aus Legacy -Sicht zu organisieren. Ihr nächster Verwandter muss sich dessen bewusst sein, was Sie besitzen - Passwörter, Finanzen, Rechtsdokumente - und wo sich diese Dateien im Notfall befinden.
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Laut Kumar müssen Sie als erstes tun, wenn Sie alle Ihre Dateien organisieren, unabhängig davon . Auf die gleiche Weise, wie Sie physische Unordnung in einem Raum sortieren-denken Sie nach Müllschubladen, alten Magazinen, tagelangen Gerichten-. Erstellen Sie es sind Ihre Spam-E-Mails und veraltete Dokumente, die in Ihrer digitalen Umgebung wertvolle Platz einnehmen. "Sie möchten darüber beabsichtigt sein, weil es ziemlich abstrakt ist", sagt sie. Die wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind:Welche Dateien möchten Sie und behalten? Wie möchten Sie sie verwenden? Wenn Ihre Leidenschaft beispielsweise Fotografie ist, möchten Sie sicherstellen, dass Sie über genügend Platz auf Ihren Geräten verfügen, um Fotos zu speichern, und eine organisatorische Strategie, um sie erneut zu finden.
Experten -Tipp: Beginnen Sie damit, alle Dateien auf Ihre Geräte aufzuteilen, die Sie in breite Kategorien wie Fotos, Arbeit und Steuern organisieren möchten.
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Die Chancen stehen gut, dass Sie von mindestens einem Ihrer intelligenten Geräte eine Warnung erhalten haben, dass Sie gefährlich kurz davor sind, Ihr Speicherlimit zu erreichen. Glücklicherweise gibt es eine Reihe verschiedener digitaler Speicheroptionen, mit denen Sie diese Dateien von Ihrem Gerät übertragen können. Diese Optionen können in zwei breite Kategorien unterteilt werden:physische Speichergeräte (wie USB-Flash-Laufwerke oder externe Festplatten), die an Ihr Gerät angeschlossen werden, und Cloud-basierter Speicher (wie Dropbox und Microsoft OneDrive), auf die online zugegriffen wird und Ihre Dateien auf speichern ein Remote -Server. Wann könnten Sie einen übereinander auswählen? Nun, es hängt davon ab, welche Arten von Dateien Sie speichern, wie groß sie sind und wie Sie in Zukunft darauf zugreifen möchten. Wenn Sie beispielsweise digitale Fotodateien speichern, die Sie mit Familienmitgliedern teilen möchten, ist ein Cloud-basierter Speicher besser, da mehrere Benutzer zu denselben Dokumenten freigegeben werden können.
Während es möglicherweise verlockend ist, alle Ihre Dateien an einem einzigen Speicherort zu speichern, stellt Kumar fest, dass es nichts Falsches an der Verwendung mehrerer Optionen gibt - nicht nur Speicher, sondern auch Abruf so mühelos wie möglich. "Mein iPhone ist auf iCloud unterstützt, weil das in dieser Umgebung natürlich ist, und ich benutze Google Drive, weil mein Google Mail sich darin unterstützt hat", sagt sie.
Experten -Tipp: Vergessen Sie nicht, die gesetzlichen Anforderungen für arbeitsbezogene Dateien zu berücksichtigen, die möglicherweise im sichereren Speicherplatz gehalten werden müssen.
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Im Moment ist es sicherlich einfacher, digitale Dateien mit ihren automatisch erzeugten Dateinamen zu hinterlassen, aber wenn Sie sich mit Ihrer Etikettierung bewusstes sind, zahlt sich auf lange Sicht ab. Wenn Sie ein geschätztes Familienfoto aus einigen Feiertagen zurück suchen, können Sie es einfacher finden, es unter dem Dateinamen "Family-Holiday-Winnipeg-Juli-2017.jpg" gegenüber "10077892.jpg" zu finden. "Der einzige Zweck der Organisation ist es, Ihnen später zu helfen", sagt Kumar. "Sie zahlen sich vor, wenn Sie einen Dateinamen erstellen, der leicht zu finden ist." Dies gibt zwei Aspekte - wie Sie Dinge finden und die Art und Weise, wie Sie Dinge nennen. Dateihierarchien können komplex und labyrinths werden, je mehr Ebenen Sie hinzufügen. Daher ist es am besten, die Dinge so einfach wie möglich zu halten. Wenn Sie beispielsweise Ihr Foto in den Ordnern „Fotos -> 2021 -> März“ nisten
Wenn Sie eine visuellere Person sind, wenden Sie dies auf Ihre Organisationsstrategie an. Lieben Sie es, Apps auf Ihrem Telefon herunterzuladen, aber nicht, wie sie den Startbildschirm überladen? Gruppieren Sie sie mit Farbe. "Setzen Sie nur so viel Struktur wie Sie brauchen, und nicht mehr", rät Kumar. Die gleiche Regel gilt für die Benennung von Dateien - machen Sie sie für Ihr so einfach wie möglich Gehirn.
Experten -Tipp: Beginnen Sie beim Benennen von Dateien mit dem Datum und dann mit dem Thema "Yyyy-Mm-DD-Taxes". Auf diese Weise können Sie Dateien chronologisch sortieren, damit Sie immer die älteste oder die neueste sehen können.
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Es gibt viele verschiedene Apps auf dem Markt, die bei der digitalen Entstörung helfen sollen. Für diejenigen, die ihren Posteingang und ihre E -Mail -Abonnements unter Kontrolle bringen möchten, empfiehlt Kumar Ausrollen.me Für Ihr Smartphone. Mit dem Tool können Sie sich problemlos von unerwünschten E -Mails abmelden oder Ihre bevorzugten Abonnements in einer einzigen E -Mail kombinieren. Wenn Sie Tag für Tag mehrere Registerkarten geöffnet haben, haben Sie die Browser -Erweiterung Onetab Konsolidiert sie in eine einzelne Liste, um den Speicher Ihres Geräts (und Ihre Zeit) zu speichern. Um Ihre Social -Media -Konten über alte - und möglicherweise peinliche - posten zu schrubben, können Sie häufig in der App löschen oder archivieren.
Experten -Tipp: Wenn Sie in Ihrem Posteingang eine hohe Anzahl von E-Mails in Ihrem Posteingang erreicht haben, ist es möglicherweise Zeit für einen sauberen Sweep. „Ich empfehle dringend, E -Mails zu speichern, die wirklich von einer sentimentalen oder geschäftlichen Dokumentation von Bedeutung sind, und dann können Sie nach Zeit Massen löschen“, sagt Kumar.
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Kumar empfiehlt vierteljährlich, alle Geräte und Dateien auf alle Geräte und Dateien zu überprüfen. Mindestens eine jährliche Prüfung des von Ihnen verwendeten Speichers durchführen. Sie könnten eine neue App verpassen, die effizienter ist oder feststellen, dass Ihre Speicherlösung veraltet ist (oder sogar voll). Wenn Sie noch einige alte Dokumente zu veralteten Technologien wie Disketten haben, ist es möglicherweise an der Zeit, sie an einen zuverlässigeren unterstützten Ort zu übertragen, bevor sie dauerhaft verloren gehen. Sie können Daten weiterhin auf einen modernen Computer mit einem externen oder internen Floppy -Laufwerk kopieren , aber die Technologie hat sich möglicherweise zu einem Punkt entwickelt, an dem bestimmte alte Dateiformate nicht mehr gelesen werden können. "Es gibt ein Fenster, in dem die Dienste ziemlich erschwinglich sind, um diese Dinge umzuwandeln, und es lohnt sich, weiterzumachen, bevor es zu einem wirklich exklusiven und teuren Service wird", sagt Kumar.
Experten -Tipp: Kumar empfiehlt, den organisierten Geist zu lesen:direkt im Zeitalter der Informationsüberlastung denken von Daniel J. Levitin für die Einstellung eines Neurowissenschaftlers, wie man alle von uns verbrauchten Daten navigieren.
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