Los días de explosión de archivos y escritorios enterrados bajo papel pueden estar detrás de nosotros, pero eso no significa que nuestras vidas del siglo XXI estén más organizadas. Con la tecnología inalámbrica integrada en nuestras rutinas diarias, muchos de nosotros simplemente hemos intercambiado el desorden de papel por el desorden digital. Puede darlo por sentado, pero está allí:su bandeja de entrada desbordante , ese desastre de archivos en la pantalla de su escritorio, y esas alertas de que el almacenamiento de su teléfono tiene capacidad. El cambio de trabajar en la oficina a remotamente desde casa durante la pandemic ha borrado la división de archivos personales y comerciales aún más, lo que hace que la organización sea un desafío mucho más. "Cuando una de las áreas digitales de nuestra vida se está llenando, puede parecer abrumador", dice el entrenador de productividad con sede en Toronto Clare Kumar . Aquí hay una guía paso a paso para controlar ese desorden digital.
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No esperes limpiar tu desorden digital al final de una jornada laboral cuando ya te sientas fatigado. Es mejor programar esta tarea durante un día que tendrá el tiempo y la energía para completarlo, así como podría reservar un día para la limpieza de la primavera de su casa. "Como con cualquier proyecto de organización, se necesita energía mental, pensamiento estratégico y planificación", dice Kumar. También es importante sintonizar lo satisfecho que te sientes después de organizarte un poco, eso te motivará a seguir adelante. Si encuentra que una limpieza masiva periódica de sus dispositivos es demasiado abrumadora, descubra qué frecuencia funciona para usted. Como guardar su ropa al final del día, puede parecer más fácil eliminar fotos no deseadas justo después de tomarlas.
Consejo de expertos: Piense en organizar su desorden digital desde un punto de vista heredado. Sus familiares deben ser conscientes de lo que posee (palabras de paso, finanzas, documentos legales) y dónde se encuentran estos archivos en caso de emergencia.
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Según Kumar, lo primero que debe hacer cuando se está dispuestos a organizar todos sus archivos, ya sea que sean declaraciones bancarias en línea o videos de sus últimas vacaciones, es pensar en lo que es importante para usted . De la misma manera que clasificaría el desorden físico en una habitación (piense en cajones de basura, revistas antiguas, platos de un día), IMAGINE, son sus correos electrónicos de spam y documentos obsoletos los que ocupan un espacio precioso en su entorno digital. "Quieres ser intencional sobre esto porque es bastante abstracto", dice ella. Las preguntas clave para hacerse a sí mismo son:¿Qué archivos desea conservar y ¿Cómo quieres usarlos? Por ejemplo, si su pasión es fotografía, querrá asegurarse de tener suficiente espacio en sus dispositivos para almacenar fotos y una estrategia organizacional para encontrarlas nuevamente.
Consejo de expertos: Comience dividiendo todos los archivos en sus dispositivos que desea organizar en categorías amplias como fotos, trabajo e impuestos.
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Lo más probable es que haya recibido una advertencia de al menos uno de sus dispositivos inteligentes que está peligrosamente cerca de alcanzar su límite de almacenamiento. Afortunadamente, hay una serie de opciones de almacenamiento digital diferentes que puede tocar para transferir esos archivos desde su dispositivo. Estas opciones se pueden dividir en dos categorías amplias:dispositivos de almacenamiento físico (como unidades flash USB o discos duros externos) que se conectan a su dispositivo, y el almacenamiento basado en la nube (como Dropbox y Microsoft OneDrive) a los que se accede en línea y almacenan sus archivos en un servidor remoto. ¿Cuándo podrías elegir uno sobre el otro? Bueno, depende de los tipos de archivos que esté almacenando, qué tan grandes sean y cómo desea acceder a ellos en el futuro. Por ejemplo, si está almacenando archivos de fotos digitales que desea compartir con los miembros de la familia, un almacenamiento basado en la nube sería mejor porque permite a varios usuarios acceso compartido a los mismos documentos.
Si bien puede ser tentador guardar todos sus archivos en una sola ubicación, Kumar señala que no hay nada de malo en usar varias opciones, proporcionando no solo almacenamiento sino también Recuperación lo más fácil posible. "Mi iPhone está respaldado a iCloud porque eso es natural en ese entorno, y uso Google Drive porque mi Gmail está respaldado dentro de eso", dice ella.
Consejo de expertos: No olvide tener en cuenta los requisitos legales para los archivos relacionados con el trabajo que podrían necesitar mantenerse en un almacenamiento más seguro.
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Ciertamente, es más fácil en el momento dejar archivos digitales con sus nombres de archivos generados automáticamente, pero ser más deliberado con su etiquetado vale la pena a largo plazo. Si está buscando una foto familiar apreciada de algunas vacaciones, le resultará más fácil encontrarla bajo el nombre del archivo "Family-Holiday-Winnipeg-july-2017.jpg" versus "10077892.jpg". "El único propósito de la organización es ayudarlo a encontrarlo más tarde", dice Kumar. "Te estás pagando hacia adelante cuando creas un nombre de archivo que será fácil de encontrar". Hay dos aspectos de esto:cómo encuentras cosas y la forma en que nombra las cosas. Las jerarquías de archivos pueden volverse complejas y en forma de laberinto, cuanto más niveles agregue, por lo que es mejor mantener las cosas lo más simples posible. Por ejemplo, anidar su foto en las carpetas "Fotos -> 2021 -> marzo" los hará muy fáciles de rastrear más tarde.
Si eres una persona más visual, aplique eso a tu estrategia de organización. ¿Me encanta descargar aplicaciones en su teléfono, pero no cómo desordenan la pantalla de inicio? Agruparlos por color. "Pon solo la tanta estructura como necesite, y no más", aconseja Kumar. La misma regla se aplica a los archivos de nombres:hágalo lo más fácil posible para su cerebro.
Consejo de expertos: Al nombrar archivos, comience con la fecha y luego un tema como "yyyy-mm-dd-taxes". Eso le permitirá clasificar los archivos cronológicamente para que siempre pueda ver el más antiguo o el más reciente.
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Hay muchas aplicaciones diferentes en el mercado que están diseñadas para ayudar con el desorden digital. Para aquellos que desean controlar su bandeja de entrada y sus suscripciones por correo electrónico, Kumar recomienda Unroll.me para tu teléfono inteligente. La herramienta le permite darse de baja fácilmente de los correos electrónicos no deseados o combinar sus suscripciones favoritas en un solo correo electrónico. Si se encuentra manteniendo múltiples pestañas abiertas día tras día, la extensión del navegador onetab Los consolidan en una sola lista para guardar la memoria de su dispositivo (y su tiempo). Para fregar sus cuentas de redes sociales, y posiblemente vergonzosas, a menudo puede eliminar o archivar dentro de la aplicación.
Consejo de expertos: Si ha alcanzado una gran cantidad de correos electrónicos en su bandeja de entrada, podría ser hora de un barrido limpio. "Recomiendo encarecidamente guardar los correos electrónicos que realmente importan desde un punto de vista de documentación sentimental o comercial, y luego puede hacer una eliminación masiva por el tiempo", dice Kumar.
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Kumar recomienda verificar todos sus dispositivos y archivos trimestralmente. Como mínimo, realice una auditoría anual del almacenamiento que esté utilizando. Podría estar perdiendo una nueva aplicación que sea más eficiente o darse cuenta de que su solución de almacenamiento está desactualizada (o incluso llena). Si todavía tiene algunos documentos antiguos sobre tecnología obsoleta como disquetes, podría ser hora de pensar en transferirlos a una ubicación compatible más confiable antes de que se pierdan permanentemente. Todavía puede copiar datos a una computadora moderna utilizando una unidad de disquete externa o interna , pero la tecnología puede haber evolucionado a un punto en el que ya no se pueden leer ciertos formatos de archivo antiguos. "Hay una ventana cuando los servicios son bastante asequibles para convertir esas cosas y vale la pena saltar antes de que se convierta en un servicio realmente exclusivo y costoso", dice Kumar.
Consejo de expertos: Kumar recomienda leer la mente organizada:pensar directamente en la era de la sobrecarga de información por Daniel J. Levitin para una versión de un neurocientífico sobre cómo navegar por todos los datos que consumimos.
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