Les jours d'éclatement des classeurs et des bureaux enterrés sous papier peuvent être derrière nous, mais cela ne signifie pas que notre vie du 21e siècle est plus organisée. Avec la technologie sans fil intégrée dans nos routines quotidiennes, beaucoup d'entre nous ont simplement échangé un encombrement papier contre le désarroi numérique. Vous pourriez le prendre pour acquis, mais il est là:votre boîte de réception débordante , ce gâchis de fichiers sur votre écran de bureau, et les alertes que le stockage de votre téléphone est à capacité. Le passage du travail au bureau à à distance depuis la maison pendant la pandémie a encore brouillé la division des fichiers personnels et commerciaux, ce qui rend l'organisation beaucoup plus un défi. «Lorsque l'un des domaines numériques de notre vie est rassasié, il peut sembler écrasant», explique l'entraîneur de productivité basé à Toronto Clare Kumar . Voici un guide étape par étape pour mettre le contrôle de cet encombrement numérique.
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Ne vous attendez pas à nettoyer votre encombrement numérique à la fin d'une journée de travail lorsque vous vous sentez déjà fatigué. Il est préférable de planifier cette tâche pendant une journée que vous aurez le temps et l'énergie pour le terminer, tout comme vous pourriez réserver une journée pour nettoyer votre maison. «Comme pour tout projet d'organisation, il faut une certaine énergie mentale, une pensée stratégique et une planification», explique Kumar. Il est également important de syntoniser la façon dont vous vous sentez satisfait après avoir fait un peu d'organisation - ce qui vous motivera à continuer. Si vous constatez qu'un nettoyage de masse périodique de vos appareils est beaucoup trop écrasant, déterminez quelle fréquence fonctionne pour vous. Comme ranger vos vêtements à la fin de la journée, il peut sembler plus facile de supprimer des photos indésirables juste après les avoir pris.
Conseil d'expert: Pensez à organiser votre encombrement numérique d'un point de vue hérité. Votre plus proche parent doit être conscient de ce que vous possédez - mots de passe, finances, documents juridiques - et où ces fichiers se trouvent en cas d'urgence.
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Selon Kumar, la première chose à faire lorsque vous organisez pour organiser tous vos fichiers, qu'il s'agisse de déclarations bancaires en ligne ou de vidéos de vos dernières vacances, est de réfléchir à ce qui est important pour vous . De la même manière que vous trierais l'encombrement physique dans une pièce - pensez aux tiroirs indésirables, aux anciens magazines, aux plats d'un jour - l'imagine, ce sont vos e-mails de spam et des documents obsolètes qui occupent un espace précieux dans votre environnement numérique. "Vous voulez être intentionnel à ce sujet parce que c'est assez abstrait", dit-elle. Les questions clés à vous poser sont:quels fichiers souhaitez-vous garder et Comment voulez-vous les utiliser? Par exemple, si votre passion est la photographie, vous voudrez vous assurer que vous avez suffisamment de place sur vos appareils pour stocker des photos et une stratégie organisationnelle pour les retrouver.
Conseil d'expert: Commencez par diviser tous les fichiers entre vos appareils que vous souhaitez organiser en catégories larges comme les photos, le travail et les taxes.
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Il y a de fortes chances que vous ayez reçu un avertissement d'au moins un de vos appareils intelligents que vous êtes dangereusement proche d'atteindre votre limite de stockage. Heureusement, il existe un certain nombre d'options de stockage numériques différentes que vous pouvez appuyer pour transférer ces fichiers à partir de votre appareil. Ces options peuvent être divisées en deux grandes catégories:les périphériques de stockage physiques (comme les disques flash USB ou les disques durs externes) qui se branchent sur votre appareil et le stockage basé sur le cloud (comme Dropbox et Microsoft OneDrive) qui sont accessibles en ligne et stockent vos fichiers sur un serveur distant. Quand pourriez-vous en choisir l'un plutôt que l'autre? Eh bien, cela dépend des types de fichiers que vous stockez, de leur taille et de la façon dont vous souhaitez y accéder à l'avenir. Par exemple, si vous stockez des fichiers photo numériques que vous souhaitez partager avec les membres de la famille, un stockage basé sur le cloud serait meilleur car il permet à plusieurs utilisateurs d'accès partagé aux mêmes documents.
Bien qu'il puisse être tentant de sauvegarder tous vos fichiers dans un seul emplacement, Kumar note qu'il n'y a rien de mal à utiliser plusieurs options - ils fournissent non seulement le stockage mais aussi Retrieval aussi sans effort que possible. "Mon iPhone est sauvegardé sur iCloud parce que c'est naturel dans cet environnement, et j'utilise Google Drive parce que mon Gmail est sauvegardé à l'intérieur", dit-elle.
Conseil d'expert: N'oubliez pas de prendre en compte les exigences légales pour les fichiers liés au travail qui pourraient devoir être détenus dans un stockage plus sécurisé.
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Il est certainement plus facile dans le moment de laisser des fichiers numériques avec leurs noms de fichiers générés automatiquement, mais être plus délibéré avec votre étiquetage est payant à long terme. Si vous cherchez une photo de famille chéri à partir de quelques vacances, vous aurez plus de facilité à la trouver sous le nom de dossier «Family-Holiday-Winnipeg-juillet-2017.jpg» contre «10077892.jpg». «Le seul but de l'organisation est de vous aider à le trouver plus tard», explique Kumar. "Vous vous payez chaque fois que vous créez un nom de fichier qui sera facile à trouver." Il y a deux aspects à cela:comment vous trouvez des choses et la façon dont vous nommez les choses. Les hiérarchies de fichiers peuvent devenir complexes et en forme de labyrinthe plus vous ajoutez de niveaux, il est donc préférable de garder les choses aussi simples que possible. Par exemple, nicher votre photo dans les dossiers «Photos -> 2021 -> mars» en fera un jeu d'enfant à retrouver plus tard.
Si vous êtes une personne plus visuelle, appliquez cela à votre stratégie d'organisation. Vous aimez le téléchargement des applications sur votre téléphone, mais pas comment ils encombrent l'écran d'accueil? Les regrouper par couleur. «Mettez seulement autant de structure que vous en avez besoin, et pas plus», conseille Kumar. La même règle s'applique aux fichiers de dénomination - le rendre aussi simple que possible pour votre cerveau.
Conseil d'expert: Lorsque vous nommez les fichiers, commencez par la date, puis soumettez comme «Yyyy-mm-dd-taxes». Cela vous permettra de trier les fichiers chronologiquement afin que vous puissiez toujours voir le plus ancien ou le plus récent.
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Il existe de nombreuses applications différentes sur le marché conçues pour aider à la désencombrement numérique. Pour ceux qui souhaitent contrôler leur boîte de réception et par e-mail, Kumar recommande Unroll.me pour votre smartphone. L'outil vous permet de vous désinscrire facilement des e-mails indésirables ou de combiner vos abonnements préférés en un seul e-mail. Si vous vous retrouvez à garder plusieurs onglets ouverts jour après jour, l'extension du navigateur Onetab les consolide en une seule liste pour enregistrer la mémoire de votre appareil (et votre temps). Pour frotter vos comptes de médias sociaux de postes anciens - et peut-être embarrassants, vous pouvez souvent supprimer ou archiver dans l'application.
Conseil d'expert: Si vous avez atteint un nombre de courriels de tous les temps dans votre boîte de réception, il est peut-être temps pour un balayage propre. «Je recommande fortement d'économiser des e-mails qui comptent vraiment d'un point de vue sentimental ou de documentation commerciale, et vous pouvez ensuite supprimer en masse par le temps», explique Kumar.
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Kumar recommande de vérifier tous vos appareils et fichiers sur une base trimestrielle. Au minimum, faites un audit annuel du stockage que vous utilisez. Vous pourriez manquer une nouvelle application plus efficace ou réaliser que votre solution de stockage est obsolète (ou même pleine). Si vous avez encore des documents anciens sur la technologie obsolète comme les disquettes, il est peut-être temps de penser à les transférer dans un emplacement soutenu plus fiable avant qu'ils ne soient perdus en permanence. Vous pouvez toujours copier des données sur un ordinateur moderne à l'aide d'un lecteur de disquette externe ou interne , mais la technologie a peut-être évolué jusqu'à un point où certains anciens formats de fichiers ne peuvent plus être lus. "Il y a une fenêtre lorsque les services sont assez abordables pour convertir ces choses et cela vaut la peine de sauter avant qu'il ne devienne un service vraiment exclusif et coûteux", explique Kumar.
Conseil d'expert: Kumar recommande de lire l'esprit organisé:penser directement à l'ère de la surcharge d'informations par Daniel J. Levitin pour une vision d'un neuroscientifique sur la façon de naviguer sur toutes les données que nous consommons.
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