Avez-vous déjà demandé à quelqu'un d'accomplir une tâche, mais cela n'a pas été
fait comme vous l'espériez ? Ou avez-vous accepté de rencontrer des gens lors d'
un grand événement, mais n'avez pas pu les trouver une fois sur place ?
Avez-vous du mal à gérer le personnel ou à déléguer des responsabilités
parce que personne ne fait jamais quoi vous leur demandez de faire?
Les défis liés à la délégation, aux lieux de réunion et à l'
accomplissement des tâches indiquent généralement un problème de communication.
Il y a deux domaines qui causent une rupture de communication :
être précis et quantifier. Si vous apprenez à être
efficace dans ces domaines, vous réduirez considérablement vos
problèmes de communication.
Soyez précis et obtenez ce que vous voulez
Une communication peu claire ou ambiguë peut entraîner des
problèmes très désagréables. Des termes ou expressions tels que « quelques » ou « quelques » ou « plus tard »
ou « bientôt » peuvent entraîner des malentendus et une mauvaise communication.
Vous avez probablement votre propre "remplissage" ou des mots vagues que vous utilisez pour
rester non spécifique. Ces mots sont parfaits dans les situations où
il n'est pas nécessaire d'être précis, comme lorsque vous dites à une
collègue que vous venez de terminer un projet et que vous la rencontrerez
au déjeuner chambre, "dans une minute". Bien sûr, tout le monde sait que
cela ne signifie pas exactement 60 secondes. Cela signifie bientôt. Mais qu'est-ce que
« bientôt » ? Pour certaines personnes, cela peut signifier 15 minutes. Pour d'autres
« bientôt » peut ne signifier que trois minutes. Les mots vagues signifient souvent
différentes choses pour différentes personnes parce que le mot est
relatif aux paradigmes personnels de l'auditeur.
Si vous dites à un conférencier expérimenté de s'attendre à "beaucoup de monde"
dans son auditoire, il peut s'attendre à voir deux mille personnes
assises dans un auditorium. Un orateur inexpérimenté ne peut
imaginer que 35 personnes dans le public lorsqu'on lui dit la même chose.
Dites à un groupe de personnes d'arriver "vers 17 heures" et vous aurez des personnes qui se présenteront entre 16 h 30 et 19 h 30. (J'ai des
membres de la famille qui croient qu'ils sont à l'heure s'ils arrivent le
le bon jour !)
Une date limite est fixée pour qu'un projet soit terminé "d'ici la fin de la
semaine". Cela signifie-t-il que le projet doit être terminé avant 9 h 00 le vendredi matin ou 17 h00 le vendredi soir ?
Soyez précis avec ce que vous voulez et ce dont vous parlez
et vous aurez plus de succès dans vos communications.
Quantifier et créer une compréhension tangible
Il est difficile de tout quantifier, même si beaucoup de choses peuvent
être mesurées et/ou numérotées. Essayez de mettre tout ce que vous
pouvez en termes quantifiables pour créer une « valeur », en particulier lorsque
discutez d'éléments non tangibles. Regardons quelques exemples.
Sur un CV, un demandeur d'emploi énumère ses responsabilités professionnelles antérieures
comme :
Tenue de la comptabilité Gestion des comptes clients Création d'un nouveau système
de classement Pour donner une valeur plus concrète à ces éléments, le candidat
doit quantifier ses succès et leur accorder
l'attention qu'ils méritent. Une liste plus efficace sur son CV serait :
Tenu de la tenue de livres de comptes totalisant 1,5 million de dollars.
Lorsque vous parlez en termes quantifiables, les gens sont plus susceptibles de
comprendre la valeur des éléments dont vous discutez.
La quantification est particulièrement efficace lorsque vous commercialisez une
entreprise, demandez une augmentation, élaborer un curriculum vitae ou
débattre d'un problème.
La quantification est extrêmement efficace dans le processus
de vente et de marketing. Si vous pouvez quantifier le gain de ce que le client potentiel obtiendra en achetant votre produit ou service ou la perte en ne l'achetant pas, vous aurez plus de succès.
Si le prospect comprend et quantifie le problème
spécifiquement, il sera plus susceptible de comprendre l'étendue
du problème. Plutôt que de simplement penser qu'il y a un « problème de moral des employés », aidez le client à quantifier le problème en chiffres réels.
Guidez le client potentiel pour qu'il vous dise que la
durée moyenne qu'un employé reste dans l'entreprise est de 16 mois.
Les statistiques de l'entreprise montrent qu'il en coûte en moyenne 3 500 $ par
employé pour les cours de formation, un uniforme et un employé standard
fournit. Pendant la formation, un employé reçoit un salaire
mais n'est pas encore productif. Le salaire moyen d'un employé est de
2 500 $ par mois et il faut deux mois pour former un nouvel employé ;
cela coûte à l'entreprise 5 000 $ de salaire pendant la formation. En moyenne
25 nouveaux employés doivent être embauchés chaque année. Par conséquent, il en coûte
à l'entreprise 212 500 $ par an rien que pour former
de nouveaux employés.
Si votre solution au roulement du personnel est inférieure au coût
(212 500 $) du problème, alors le client serait fou de ne pas
vous embaucher, n'est-ce pas ?
Laissez les chiffres vendre pour vous. Les chiffres sont tangibles.
Les chiffres sont concrets. Les chiffres en disent long.
Ainsi, en étant précis et en quantifiant, vous commencerez à obtenir ce que vous voulez, quand vous le voulez et comment vous le voulez plus souvent. Vous
serez un meilleur gestionnaire, leader, négociateur et
communicateur global. Maintenant, sortez et amusez-vous avec vos nouveaux
outils de communication !