Contrôlez votre messagerie :qui n'a jamais été frustré en essayant d'organiser sa boîte de réception ? Au cours d'une journée de travail moyenne, je peux recevoir plus de deux cents e-mails (certains m'intéressent, beaucoup ne le sont pas). Ce n'est pas un chiffre choquant, en fait, c'est peut-être même la norme. Dans de nombreuses professions, vous pouvez passer votre journée entière à lire, classer et organiser votre boîte de réception. Mais essayer de gérer et d'organiser une boîte de réception laisse très peu de temps pour répondre aux questions ou évaluer les informations envoyées.
Voici mes meilleurs conseils pour garder le contrôle de votre boîte de réception :
Limitez la vérification de vos e-mails à trois fois par jour :cela demande une discipline considérable à maîtriser. Mais une fois que vous décidez de ne consulter votre boîte de réception que trois fois au cours de votre journée de travail - tôt le matin, en milieu de matinée et en fin d'après-midi - vous découvrirez bientôt que la plupart peuvent attendre une réponse. En concentrant votre temps sur ces périodes spécifiques, vous serez plus accompli et tout en formant les personnes avec lesquelles vous interagissez sur la façon dont elles peuvent s'attendre à travailler avec vous.
Désactivez les notifications par e-mail :Gasp ! Quoi? À moins que votre travail n'exige des réponses en quelques minutes, consulter vos e-mails peut nuire à votre productivité globale. En moyenne, il faut 64 secondes pour se remettre complètement d'une interruption par un e-mail, selon une étude réalisée par l'Université de Loughborough. Alors, localisez votre menu « Paramètres » ou « Outils », désactivez vos options de « notifications » et enregistrez.
courrier indésirable ? Cela ne prend que quelques secondes à supprimer, mais si j'ajoutais ce temps au cours d'une année, cela pourrait être quelques heures de temps qui pourraient être mieux dépensées ailleurs. Parcourez les e-mails qui se trouvent actuellement dans votre boîte de réception. Pour ceux que vous ne lisez pas régulièrement, cliquez sur le lien de désabonnement.
Programmez des e-mails à envoyer plus tard :Mères qui travaillent :soyez productives ! Les meilleurs moments pour envoyer des e-mails sont avant le travail et pendant les heures de déjeuner. Un e-mail envoyé à 6h00 a trois fois plus de chances d'être ouvert qu'un e-mail envoyé à 16h00. C'est une excellente astuce que j'utilise pour coacher mes commerciaux dans la prospection de nouveaux clients. Il est plus facile d'établir des relations commerciales difficiles avant et après les heures de travail lorsque d'autres obstacles (comme les assistants administratifs des clients et les non-décideurs) ne sont pas encore au travail.
Soyez lent à sauter dans les e-mails de groupe :c'est incroyable de voir comment les e-mails de groupe fonctionneront d'eux-mêmes lorsque vous n'interviendrez pas sur chaque problème. Au lieu de répondre tout au long du processus, laissez les personnes sur les e-mails de groupe tenter de résoudre leurs problèmes en premier. Ensuite, lisez simplement le dernier e-mail de la chaîne ; vous économiserez une tonne de temps.
Créez des dossiers de messagerie :envisagez de créer des dossiers de messagerie pour stocker les e-mails de type client ou projet. Créez des dossiers appelés "Suivi", "Intéressant" ou "À faire". C'est ici que vous déposerez l'e-mail de votre boîte de réception qui a suscité votre intérêt et que vous souhaitez examiner plus en détail - plus tard. Lorsque vous trouvez le temps, vous pouvez simplement regarder dans le dossier approprié et lire les e-mails à conserver. Assurez-vous de supprimer ceux qui ne valent pas la peine.
Signalez les e-mails urgents :de cette façon, ils seront faciles à trouver dans votre boîte de réception. Microsoft Outlook et Gmail disposent tous deux de plusieurs outils de signalement et de suivi pour vous garder sur la bonne voie. Je suis un grand fan.
Retirez l'e-mail terminé de votre boîte de réception :cela semble si simple, mais une fois que vous avez lu l'e-mail, classez-le, supprimez-le ou déplacez-le dans le dossier approprié. De cette façon, la boîte de réception n'est liée qu'à ce qui nécessite votre attention.
Arrêtez de classer les e-mails :répondez-y ou supprimez-les :arrêtez de passer du temps à trouver des systèmes de classement insensés. Utilisez vos dossiers de messagerie intégrés ou supprimez-les ! N'oubliez pas :s'il est vraiment critique et que vous l'effacez accidentellement, vous pouvez toujours le retirer de la corbeille ou demander que l'e-mail soit renvoyé.
Écrivez brièvement :combien de romans par e-mail avez-vous reçu? J'ai une politique :s'il y a plus de deux paragraphes, j'appuie sur le bouton de suppression et j'appelle le contrevenant. Lorsque vous écrivez des e-mails, suivez ce même conseil. Dites ce que vous voulez dire, soyez clair, mais utilisez le moins de mots possible. Cela dit, ne soyez pas laconique et surveillez votre ton, qui peut être problématique dans les e-mails professionnels. J'ai été connu pour envoyer un e-mail destiné simplement à aller droit au but, mais cela a entraîné des sentiments blessants. Il y a une ligne fine dans le ton des e-mails; assurez-vous simplement d'être prudent tout en étant efficace.
Évitez les sites de médias sociaux :je sais qu'il est tentant de regarder Facebook, Twitter, Pinterest et Instagram, mais vous savez que ces sites vous aspireront et vous perdrez un temps de travail précieux que vous ne pourrez pas récupérer. À moins que ce ne soit à des fins professionnelles, évitez les médias sociaux et la navigation sur Internet pendant les heures de travail. Samantha Knowles est l'auteur de Working Mom Reviews. Apprenez à entraîner vos yeux, retrouvez votre vision 20/20 et obtenez une vision plus claire naturellement, consultez Natural Clear Vision Pour savoir comment utiliser n'importe quel appareil photo reflex numérique, consultez Photography Masterclass
