Pernahkah Anda meminta seseorang untuk menyelesaikan tugas, tetapi tidak
dilakukan seperti yang Anda harapkan? Atau apakah Anda setuju untuk bertemu orang-orang di
acara besar, tetapi tidak dapat menemukannya begitu Anda tiba di sana?
Apakah Anda mengalami kesulitan mengelola staf atau mendelegasikan tanggung jawab
karena tidak ada yang pernah melakukan apa Anda meminta mereka lakukan?
Tantangan dengan delegasi, lokasi pertemuan, dan
penyelesaian tugas biasanya menunjukkan masalah komunikasi.
Ada dua area yang menyebabkan gangguan dalam komunikasi:
khusus dan terukur. Jika Anda belajar bagaimana menjadi
efektif dalam bidang ini, Anda akan secara dramatis mengurangi
masalah komunikasi Anda.
Jadilah Spesifik dan Dapatkan Apa yang Anda Inginkan
Komunikasi yang tidak jelas atau ambigu dapat menyebabkan
masalah yang sangat buruk. Istilah atau frasa seperti “beberapa” atau “beberapa” atau “nanti”
atau “segera” dapat menyebabkan kesalahpahaman dan miskomunikasi.
Anda mungkin memiliki "pengisi" atau kata-kata samar yang Anda gunakan untuk
tetap tidak spesifik. Kata-kata ini bagus dalam situasi di mana
menjadi spesifik tidak diperlukan, seperti ketika Anda memberi tahu
rekan kerja bahwa Anda baru saja menyelesaikan sebuah proyek dan akan bertemu dengannya
di makan siang kamar, "dalam satu menit." Tentu semua orang tahu bahwa
tidak berarti tepat 60 detik. Artinya segera. Tapi apa itu
“segera”? Bagi sebagian orang itu mungkin berarti 15 menit. Bagi orang lain
“segera” mungkin hanya berarti tiga menit. Kata-kata yang tidak jelas sering kali berarti
berbeda bagi orang yang berbeda karena kata tersebut
relatif terhadap paradigma pribadi pendengarnya.
Jika Anda memberi tahu pembicara berpengalaman untuk mengharapkan "banyak orang"
di audiensnya, dia mungkin berharap melihat dua ribu orang
duduk di auditorium. Seorang pembicara yang tidak berpengalaman mungkin hanya
menggambarkan 35 orang di antara hadirin ketika diberitahu hal yang sama.
Beri tahu sekelompok orang untuk tiba “sekitar pukul lima” dan Anda
akan membuat orang-orang muncul di mana saja dari pukul 4:30 hingga 7:30. (Saya memiliki
anggota keluarga yang percaya bahwa mereka tepat waktu jika mereka tiba pada
hari yang tepat!)
Tenggat waktu ditetapkan agar proyek selesai “pada akhir
minggu”. Apakah itu berarti proyek harus selesai pada jam 9 pagi pada
Jumat pagi atau jam 5 sore pada Jumat malam?
Spesifik dengan apa yang Anda inginkan dan apa yang Anda bicarakan
dan Anda akan lebih berhasil dengan komunikasi Anda.
Mengukur dan Menciptakan Pemahaman yang Nyata
Sulit untuk mengukur semuanya, meskipun banyak hal yang dapat
diukur dan/atau diberi nomor. Cobalah untuk memasukkan semua yang Anda
bisa ke dalam istilah yang dapat diukur untuk menciptakan "nilai", terutama ketika
mendiskusikan item yang tidak berwujud. Mari kita lihat beberapa contoh.
Pada resume, pelamar pekerjaan mencantumkan tanggung jawab pekerjaannya di masa lalu
sebagai:
Penanganan pembukuan Akun klien terkelola Membuat sistem
pengarsipan baru Untuk memberikan nilai lebih konkrit pada item-item ini, pemohon
perlu mengukur keberhasilannya dan memberi mereka perhatian
yang layak mereka dapatkan. Daftar yang lebih efektif di resumenya adalah:
Menangani pembukuan akun dengan total $1,5 juta Dikelola
125-140 akun klien setiap tahun Menciptakan sistem yang menghemat 15
jam kerja manual setiap minggu Jauh lebih baik, bukan?
Saat Anda berbicara dalam istilah yang dapat diukur, orang cenderung
memahami nilai dari item yang Anda diskusikan.
Mengukur sangat efektif ketika Anda memasarkan
bisnis, meminta kenaikan gaji, mengembangkan resume pekerjaan, atau
memperdebatkan suatu masalah.
Mengukur sangat efektif dalam proses
penjualan dan pemasaran. Jika Anda dapat menghitung keuntungan dari apa yang
potensial akan diperoleh klien dengan membeli produk atau layanan Anda atau kerugian dengan
tidak membeli, Anda akan lebih berhasil.
Jika prospek memahami dan mengkuantifikasi masalahnya
secara spesifik, ia akan lebih mungkin memahami cakupan
masalah tersebut. Daripada hanya berpikir ada “masalah dengan
moral karyawan”, bantu klien menghitung masalah dalam
angka nyata.
Bimbing calon klien untuk memberi tahu Anda bahwa rata-rata
lama seorang karyawan tinggal di perusahaan adalah 16 bulan.
Statistik perusahaan menunjukkan biaya rata-rata $3.500 per
karyawan untuk kelas pelatihan, seragam, dan perlengkapan
standar karyawan. Selama pelatihan, seorang karyawan menerima gaji
tetapi belum produktif. Gaji rata-rata untuk seorang karyawan adalah
$2.500 per bulan dan dibutuhkan dua bulan untuk melatih karyawan baru;
mengeluarkan biaya gaji perusahaan sebesar $5.000 selama pelatihan. Rata-rata
dari 25 karyawan baru harus dipekerjakan setiap tahun. Oleh karena itu, perusahaan
secara konservatif mengeluarkan biaya $212.500 setahun hanya untuk melatih
karyawan baru.
Jika solusi Anda untuk pergantian karyawan kurang dari biaya
($212.500) masalah, maka klien akan gila jika tidak
mempekerjakan Anda, bukan?
Biarkan angka melakukan penjualan untuk Anda. Angka itu nyata.
Angka itu konkret. Angka berbicara banyak.
Jadi, dengan menjadi spesifik dan mengukur, Anda akan mulai mendapatkan
apa yang Anda inginkan, kapan Anda menginginkannya, dan bagaimana Anda menginginkannya lebih sering. Anda
akan menjadi manajer, pemimpin, negosiator, dan komunikator
yang lebih baik secara keseluruhan. Sekarang pergilah ke sana dan bersenang-senanglah dengan
alat komunikasi baru Anda!