Kontrol email Anda:Siapa yang tidak pernah frustrasi mencoba mengatur kotak masuk mereka? Pada hari kerja rata-rata, saya dapat menerima lebih dari dua ratus email (beberapa saya tertarik - banyak yang tidak saya minati). Ini bukan angka yang mengejutkan, bahkan mungkin menjadi norma. Dalam banyak profesi, Anda dapat menghabiskan sepanjang hari untuk membaca, mengarsipkan, dan mengatur kotak masuk Anda. Tetapi mencoba mengelola dan mengatur kotak masuk hanya menyisakan sedikit waktu untuk benar-benar menjawab pertanyaan atau mengevaluasi informasi yang dikirim.
Di bawah ini adalah saran terbaik saya untuk menjaga kotak masuk Anda:
Batasi memeriksa email hingga tiga kali sehari:Ini membutuhkan disiplin yang luar biasa untuk dikuasai. Tetapi begitu Anda memutuskan untuk melihat kotak masuk Anda hanya tiga kali selama hari kerja Anda--pagi, tengah hari, dan sore hari--Anda akan segera menemukan bahwa sebagian besar dapat menunggu tanggapan. Dengan memfokuskan waktu Anda pada periode tertentu ini, Anda akan mendapatkan lebih banyak pencapaian dan juga melatih orang-orang yang berinteraksi dengan Anda tentang bagaimana mereka dapat berharap untuk bekerja dengan Anda.
Matikan notifikasi email:Terkesiap! Apa? Kecuali pekerjaan Anda menuntut balasan dalam beberapa menit, memeriksa email Anda dapat membahayakan produktivitas Anda secara keseluruhan. Rata-rata, dibutuhkan 64 detik untuk sepenuhnya pulih dari terganggu oleh email, menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh Universitas Loughborough. Jadi, cari menu "Pengaturan" atau "Alat", matikan opsi "pemberitahuan", dan simpan.
Berhenti berlangganan email sampah:Berapa banyak waktu produktif pagi hari yang telah saya buang untuk menghapus buletin berulang dan email sampah? Hanya perlu beberapa detik untuk menghapus, tetapi jika saya menambahkan waktu ini selama setahun, mungkin beberapa jam waktu yang bisa lebih baik dihabiskan di tempat lain. Lihat melalui email yang saat ini ada di kotak masuk Anda. Untuk apa pun yang tidak Anda baca secara teratur, tekan tautan berhenti berlangganan.
Jadwalkan email untuk dikirim nanti:Ibu bekerja:produktif! Waktu terbaik untuk mengirim email adalah sebelum bekerja dan selama jam makan siang. Email yang dikirim pada pukul 6 pagi tiga kali lebih mungkin untuk dibuka daripada email yang dikirim pada pukul 4 sore. Ini adalah tip bagus yang saya gunakan untuk melatih tenaga penjualan saya dalam mencari klien baru. Membuat koneksi bisnis yang sulit menjadi lebih mudah sebelum dan sesudah jam kerja ketika penghalang jalan lain (seperti asisten administrasi klien dan pembuat keputusan non) belum bekerja.
Lambat untuk masuk ke email grup:Ini menakjubkan bagaimana email grup akan bekerja sendiri ketika Anda tidak mempertimbangkan setiap masalah. Alih-alih merespons selama proses berlangsung, biarkan orang-orang di email grup mencoba menyelesaikan masalah mereka terlebih dahulu. Kemudian, baca saja email terakhir dalam rantai tersebut; Anda akan menghemat banyak waktu.
Buat folder email:Pertimbangkan untuk membuat folder email untuk menyimpan email klien atau tipe proyek. Buat folder bernama "Tindak lanjut", "Menarik", atau "Yang Harus Dilakukan". Di sinilah Anda akan mengajukan email dari kotak masuk yang menarik minat Anda dan ingin Anda tinjau lebih detail--nanti. Ketika Anda menemukan waktu, Anda cukup mencari di folder yang sesuai dan membaca email yang layak disimpan. Pastikan untuk menghapus yang tidak sepadan dengan waktu Anda.
Tandai email penting:Dengan cara ini email akan mudah ditemukan di kotak masuk Anda. Microsoft Outlook dan Gmail keduanya memiliki beberapa alat penandaan dan tindak lanjut untuk membuat Anda tetap di jalur. Saya penggemar beratnya.
Pindahkan email yang sudah selesai dari kotak masuk Anda:Kedengarannya sangat sederhana, tetapi setelah Anda membaca email--file itu, hapus, atau pindahkan ke folder yang sesuai. Dengan cara ini, Kotak Masuk hanya terkait dengan apa yang perlu Anda perhatikan.
Hentikan pengarsipan email--jawab atau hapus saja:Berhentilah menghabiskan waktu memikirkan sistem pengarsipan yang gila. Gunakan folder email bawaan Anda atau hapus! Ingat:jika benar-benar kritis dan Anda tidak sengaja menghapusnya, Anda selalu dapat menggalinya dari folder sampah atau meminta email untuk dikirim ulang.
Tulis singkat:Berapa banyak novel email telah Anda terima? Saya punya kebijakan:jika lebih dari dua paragraf, saya menekan tombol hapus dan memanggil pelaku. Saat menulis email, ikuti saran yang sama ini. Katakan apa yang Anda maksud, jelaskan, tetapi gunakan kata-kata sesedikit mungkin. Setelah mengatakan semua ini, jangan kaku dan perhatikan nada bicara Anda, yang dapat menjadi masalah dalam email bisnis. Saya dikenal mengirim email yang dimaksudkan untuk langsung ke intinya tetapi itu mengakibatkan perasaan terluka. Ada garis halus dalam nada email; pastikan Anda berhati-hati saat menjadi efisien.
Hindari situs media sosial:Saya tahu Anda tergoda untuk melihat Facebook, Twitter, Pinterest, dan Instagram, tetapi Anda tahu situs tersebut akan menyedot Anda dan Anda akan kehilangan waktu kerja yang berharga yang tidak dapat Anda peroleh kembali. Kecuali untuk tujuan bisnis, hindari media sosial dan berselancar di internet selama jam kerja. Samantha Knowles adalah penulis Working Mom Reviews. Pelajari cara melatih mata Anda, dapatkan kembali penglihatan 20/20 Anda dan dapatkan penglihatan yang lebih jelas secara alami, lihat Penglihatan Jernih Alami Untuk mengetahui cara menggunakan kamera DSLR apa pun, lihat Kelas Master Fotografi
