Hari-hari meledaknya lemari dan meja yang terkubur di bawah kertas mungkin ada di belakang kita, tetapi itu tidak berarti kehidupan abad ke-21 kita lebih terorganisir. Dengan teknologi nirkabel yang terintegrasi ke dalam rutinitas harian kita, banyak dari kita hanya menukar kekacauan kertas dengan kekacauan digital. Anda mungkin menerima begitu saja, tetapi ada di sana:Anda meluap inbox Anda , kekacauan file di layar desktop Anda, dan peringatan bahwa penyimpanan ponsel Anda pada kapasitas. Pergeseran dari bekerja di kantor ke jarak jauh dari rumah selama pandemi telah mengaburkan pembagian file pribadi dan bisnis lebih jauh, membuat organisasi menjadi lebih banyak tantangan. “Ketika salah satu area digital dalam kehidupan kita semakin penuh, itu bisa terasa luar biasa,” kata pelatih produktivitas yang berbasis di Toronto Clare Kumar . Berikut panduan langkah demi langkah untuk mengendalikan kekacauan digital itu.
Ⓘ 2/7
Jangan berharap untuk membersihkan kekacauan digital Anda di akhir hari kerja ketika Anda sudah merasa lelah. Yang terbaik adalah menjadwalkan tugas ini selama satu hari bahwa Anda akan memiliki waktu dan energi untuk menyelesaikannya, sama seperti Anda mungkin menyisihkan satu hari untuk membersihkan musim semi rumah Anda. “Seperti halnya proyek pengorganisasian, dibutuhkan energi mental, pemikiran strategis dan perencanaan,” kata Kumar. Penting juga untuk menyesuaikan perasaan Anda setelah melakukan sedikit pengorganisasian - itu akan memotivasi Anda untuk terus berjalan. Jika Anda menemukan bahwa pembersihan massal secara berkala perangkat Anda terlalu berlebihan, cari tahu frekuensi apa yang cocok untuk Anda. Seperti meletakkan pakaian Anda di penghujung hari, mungkin terasa lebih mudah untuk menghapus foto yang tidak diinginkan tepat setelah Anda mengambilnya.
tip ahli: Pikirkan tentang mengatur kekacauan digital Anda dari sudut pandang warisan. Kin terdekat Anda perlu menyadari apa yang Anda miliki - kata -kata, keuangan, dokumen hukum - dan di mana file -file ini berada dalam keadaan darurat.
Berikut adalah 30 hal -hal yang dapat Anda atur dalam waktu kurang dari 30 menit .
Menurut Kumar, hal pertama yang harus dilakukan ketika Anda berangkat untuk mengatur semua file Anda, apakah itu pernyataan atau video perbankan online dari liburan terakhir Anda, adalah memikirkan apa yang penting bagi Anda . Dengan cara yang sama seperti Anda akan memilah-milah kekacauan fisik di sebuah ruangan-pikirkan laci sampah, majalah lama, hidangan tua-bayangkan itu adalah email spam dan dokumen yang sudah ketinggalan zaman Anda yang memakan ruang berharga di lingkungan digital Anda. "Anda memang ingin disengaja tentang ini karena cukup abstrak," katanya. Pertanyaan kunci untuk ditanyakan pada diri sendiri adalah:file apa yang ingin Anda simpan dan Bagaimana Anda ingin menggunakannya? Misalnya, jika hasrat Anda adalah fotografi, Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki cukup ruang di perangkat Anda untuk menyimpan foto, dan strategi organisasi untuk menemukannya lagi.
tip ahli: Mulailah dengan membagi semua file di seluruh perangkat Anda yang ingin Anda atur ke dalam kategori luas seperti foto, pekerjaan, dan pajak.
Temukan Secrets Penyelenggara Pribadi tidak akan pernah memberi tahu Anda secara gratis.
4 /7
Kemungkinannya adalah, Anda telah menerima peringatan dari setidaknya salah satu perangkat pintar Anda yang hampir berbahaya untuk mencapai batas penyimpanan Anda. Untungnya, ada sejumlah opsi penyimpanan digital yang dapat Anda ketuk untuk mentransfer file -file tersebut dari perangkat Anda. Opsi-opsi ini dapat dibagi menjadi dua kategori luas:perangkat penyimpanan fisik (seperti USB flash drive atau hard drive eksternal) yang terhubung ke perangkat Anda, dan penyimpanan berbasis cloud (seperti Dropbox dan Microsoft OneDrive) yang diakses secara online dan menyimpan file Anda di server jarak jauh. Kapan Anda bisa memilih satu dari yang lain? Nah, itu tergantung pada jenis file apa yang Anda simpan, seberapa besar mereka dan bagaimana Anda ingin mengaksesnya di masa depan. Misalnya, jika Anda menyimpan file foto digital yang ingin Anda bagikan dengan anggota keluarga, penyimpanan berbasis cloud akan lebih baik karena memungkinkan beberapa pengguna berbagi akses ke dokumen yang sama.
Meskipun mungkin tergoda untuk menyimpan semua file Anda ke satu lokasi, Kumar mencatat bahwa tidak ada yang salah dengan menggunakan beberapa opsi - memberikan mereka tidak hanya membuat penyimpanan tetapi juga pengambilan secepat mungkin. "IPhone saya didukung ke iCloud karena itu wajar di lingkungan itu, dan saya menggunakan Google Drive karena Gmail saya didukung di dalamnya," katanya.
tip ahli: Jangan lupa untuk memperhitungkan persyaratan hukum untuk file terkait pekerjaan yang mungkin perlu disimpan di penyimpanan yang lebih aman.
Pelajari tentang hal -hal yang dilakukan orang yang sangat terorganisir di smartphone mereka .
5/7
Tentunya lebih mudah pada saat ini untuk meninggalkan file digital dengan nama file yang dihasilkan secara otomatis, tetapi lebih disengaja dengan label Anda terbayar dalam jangka panjang. Jika Anda mencari foto keluarga yang disayangi dari beberapa hari libur, Anda akan memiliki waktu yang lebih mudah menemukannya dengan nama file "Keluarga-Holiday-Winnipeg-July-2017.jpg" versus "10077892.jpg." “Satu -satunya tujuan organisasi adalah untuk membantu Anda menemukannya nanti,” kata Kumar. "Anda membayar sendiri setiap kali Anda membuat nama file yang akan mudah ditemukan." Ada dua aspek dalam hal ini - bagaimana Anda menemukan sesuatu dan cara Anda menyebutkan sesuatu. Hirarki file dapat menjadi rumit dan seperti labirin semakin banyak level yang Anda tambahkan, jadi yang terbaik adalah menjaga hal-hal sesederhana mungkin. Misalnya, bersarang foto Anda di folder "Foto -> 2021 -> March" akan membuat mereka mudah dilacak nanti.
Jika Anda orang yang lebih visual, terapkan pada strategi pengorganisasian Anda. Suka mengunduh aplikasi di ponsel Anda tetapi tidak bagaimana mereka mengacaukan layar beranda? Kelompokkan bersama dengan warna. “Taruh hanya struktur sebanyak yang Anda butuhkan, dan tidak lebih,” saran Kumar. Aturan yang sama berlaku untuk penamaan file - membuatnya semudah mungkin untuk Anda otak.
tip ahli: Saat menamai file, mulailah dengan tanggal dan kemudian topik seperti "yyyy-mm-dd-tax." Itu akan memungkinkan Anda untuk mengurutkan file secara kronologis sehingga Anda selalu dapat melihat yang tertua atau yang terbaru.
Jangan lewatkan 45 Tips Pembersih Musim Semi yang pintar ini Anda ingin Anda tahu lebih cepat.
Ada banyak aplikasi berbeda di pasaran yang dirancang untuk membantu dengan menyatakan digital. Bagi mereka yang ingin mendapatkan kotak masuk dan berlangganan email mereka, Kumar merekomendasikan unsloll.me untuk ponsel cerdas Anda. Alat ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah berhenti berlangganan dari email yang tidak diinginkan atau menggabungkan langganan favorit Anda menjadi satu email. Jika Anda menemukan diri Anda menjaga beberapa tab terbuka hari demi hari, ekstensi browser OneTab Konsolidasikan mereka ke dalam satu daftar untuk menyimpan memori perangkat Anda (dan waktu Anda). Untuk menggosok akun media sosial Anda tentang pos -pos lama - dan mungkin memalukan, Anda sering dapat menghapus atau mengarsipkan di dalam aplikasi.
tip ahli: Jika Anda telah mencapai jumlah email yang tinggi sepanjang masa di kotak masuk Anda, mungkin sudah waktunya untuk menyapu bersih. “Saya sangat merekomendasikan menyimpan email yang benar -benar penting dari sudut pandang dokumentasi sentimental atau bisnis, dan kemudian Anda dapat melakukan penghapusan massal demi waktu,” kata Kumar.
Berikut adalah 10 strategi sederhana untuk menendang kecanduan media sosial .
7/7
Kumar merekomendasikan untuk memeriksa semua perangkat dan file Anda secara triwulanan. Minimal, lakukan audit tahunan penyimpanan yang Anda gunakan. Anda bisa kehilangan aplikasi baru yang lebih efisien atau menyadari bahwa solusi penyimpanan Anda sudah ketinggalan zaman (atau bahkan penuh). Jika Anda masih memiliki beberapa dokumen lama tentang teknologi yang sudah ketinggalan zaman seperti floppy disk, mungkin sudah waktunya untuk berpikir untuk mentransfernya ke lokasi yang lebih dapat diandalkan sebelum mereka hilang secara permanen. Anda masih dapat menyalin data ke komputer modern menggunakan floppy drive eksternal atau internal , tetapi teknologi mungkin telah berevolusi ke titik di mana format file lama tertentu tidak dapat lagi dibaca. "Ada jendela ketika layanan cukup terjangkau untuk mengonversi hal -hal itu dan ada baiknya melompat sebelum menjadi layanan yang benar -benar eksklusif dan mahal," kata Kumar.
tip ahli: Kumar merekomendasikan membaca Pikiran Terorganisir:Berpikir Lurus di Zaman Informasi Kelebihan oleh Daniel J. Levitin untuk mengambil alih saraf tentang cara menavigasi semua data yang kami konsumsi.
Berikutnya, lihat 10 Mengatur acara di Netflix itu akan menginspirasi Anda untuk menyatakan sekarang.