I giorni in cui esplodono i registri e le scrivanie sepolte sotto la carta potrebbero essere dietro di noi, ma ciò non significa che le nostre vite del 21 ° secolo siano più organizzate. Con la tecnologia wireless integrata nelle nostre routine quotidiane, molti di noi hanno semplicemente scambiato ingombri cartacei per il disordine digitale. Potresti darlo per scontato, ma è lì:la tua inquieto , quel casino di file sulla schermata desktop e quegli avvisi che l'archiviazione del tuo telefono è in grado. Il passaggio dal lavoro in ufficio a remoto da casa durante la pandemia Ha offuscato ulteriormente la divisione dei file personali e aziendali, rendendo l'organizzazione molto più una sfida. "Quando una delle aree digitali della nostra vita sta diventando piena, può sembrare schiacciante", afferma Clare Kumar , afferma Clare Kumar . Ecco una guida passo-passo per tenere sotto controllo quel disordine digitale.
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Non aspettarti di ripulire il disordine digitale alla fine di una giornata lavorativa quando ti senti già affaticato. È meglio programmare questo compito per un giorno in cui avrai il tempo e l'energia per completarlo, proprio come potresti mettere da parte un giorno per la pulizia della primavera. "Come per qualsiasi progetto organizzativo, ci vuole un po 'di energia mentale, pensiero strategico e pianificazione", afferma Kumar. È anche importante sintonizzarsi su quanto ti senti soddisfatto dopo aver organizzato un po 'di organizzazione:che ti motiva ad andare avanti. Se scopri che una periodica pulizia di massa dei tuoi dispositivi è troppo schiacciante, scopri quale frequenza funziona per te. Come mettere via i vestiti alla fine della giornata, potrebbe sembrare più facile eliminare le foto indesiderate subito dopo averli scattati.
Suggerimento per esperti: Pensa all'organizzazione del disordine digitale da un punto di vista legacy. I tuoi parenti prossimi devono essere consapevoli di ciò che possiedi:parolacce, finanze, documenti legali - e dove si trovano questi file in caso di emergenza.
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Secondo Kumar, la prima cosa da fare quando ti stai preparando per organizzare tutti i tuoi file, sia che si tratti di dichiarazioni o video bancari online della tua ultima vacanza, è pensare a ciò che è importante per . Allo stesso modo in cui vorresti sistemare il disordine fisico in una stanza-pensarci i cassetti spazzatura, vecchie riviste, piatti di un giorno-immagina le tue e-mail di spam e documenti obsoleti che occupano spazio prezioso nel tuo ambiente digitale. "Vuoi essere intenzionale al riguardo perché è abbastanza astratto", afferma. Le domande chiave da porsi sono:quali file vuoi mantenere e Come vuoi usarli? Ad esempio, se la tua passione è la fotografia, ti consigliamo di avere abbastanza spazio sui tuoi dispositivi per archiviare le foto e una strategia organizzativa per ritrovarle.
Suggerimento per esperti: Inizia dividendo tutti i file attraverso i tuoi dispositivi che si desidera organizzare in grandi categorie come foto, lavoro e tasse.
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È probabile che tu abbia ricevuto un avvertimento da almeno uno dei tuoi dispositivi intelligenti che sei pericolosamente vicino a raggiungere il limite di archiviazione. Fortunatamente, ci sono diverse opzioni di archiviazione digitale che puoi toccare per trasferire quei file dal dispositivo. Queste opzioni possono essere divise in due grandi categorie:dispositivi di archiviazione fisica (come unità flash USB o dischi rigidi esterni) che si collegano al dispositivo e l'archiviazione basata su cloud (come Dropbox e Microsoft OneDrive) a cui si accede online un server remoto. Quando potresti sceglierne uno sull'altro? Bene, dipende da quali tipi di file stai archiviando, quanto sono grandi e da come vuoi accedervi in futuro. Ad esempio, se stai archiviando file di foto digitali che desideri condividere con i membri della famiglia, uno archiviazione basata su cloud sarebbe migliore perché consente a più utenti che hanno condiviso l'accesso condiviso agli stessi documenti.
Mentre potrebbe essere allettante salvare tutti i tuoi file in un'unica posizione, Kumar osserva che non c'è nulla di sbagliato nell'uso di diverse opzioni:hanno fornito non solo l'archiviazione ma anche il recupero il più senza sforzo possibile. "Il mio iPhone è eseguito il backup di iCloud perché è naturale in quell'ambiente e uso Google Drive perché il mio Gmail è stato eseguito il backup in questo", dice.
Suggerimento per esperti: Non dimenticare di tener conto dei requisiti legali per i file relativi al lavoro che potrebbero dover essere tenuti in archiviazione più sicura.
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Nel momento è certamente più facile lasciare i file digitali con i loro nomi di file generati automaticamente, ma essere più deliberati con la tua etichettatura paga a lungo termine. Se stai cercando una adorabile foto di famiglia da qualche vacanza, avrai più tempo a trovarla con il nome del file "Family-Holiday-Winnipeg-luglio-2017.jpg" contro "10077892.jpg". "L'unico scopo dell'organizzazione è di aiutarti a trovarlo in seguito", afferma Kumar. "Ti stai pagando in avanti ogni volta che crei un nome di file che sarà facile da trovare." Ci sono due aspetti in questo:come trovi le cose e il modo in cui chiami le cose. Le gerarchie di file possono diventare complesse e simili al labirinto, più livelli aggiungi, quindi è meglio mantenere le cose il più semplici possibile. Ad esempio, nidificare la tua foto nelle cartelle "Foto -> 2021 -> marzo" li renderà un gioco da ragazzi in seguito.
Se sei una persona più visiva, applicalo alla tua strategia organizzativa. Adoro scaricare le app sul tuo telefono ma non come ingombrano la schermata principale? Raggruppali insieme per colore. "Metti solo tutta la struttura di cui hai bisogno e non di più", consiglia Kumar. La stessa regola si applica ai file di denominazione:fai il più facile possibile per il tuo cervello.
Suggerimento per esperti: Quando si nominano file, inizia con la data e quindi un argomento come "YYYY-MM-DD-TAXES". Ciò ti permetterà di ordinare i file cronologicamente in modo da poter sempre vedere il più vecchio o il più recente.
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Ci sono molte app diverse sul mercato progettate per aiutare con il declacimento digitale. Per coloro che vogliono tenere sotto controllo la loro casella di posta e abbonamenti e -mail, Kumar raccomanda srotoll.me per il tuo smartphone. Lo strumento consente di annullare facilmente l'iscrizione da e -mail indesiderate o di combinare i tuoi abbonamenti preferiti in una singola e -mail. Se ti ritrovi a mantenere più schede aperte giorno dopo giorno, l'estensione del browser onetab Li consolida in un unico elenco per salvare la memoria del tuo dispositivo (e il tuo tempo). Per strofinare i tuoi account sui social media di vecchi e possibilmente imbarazzanti - puoi spesso eliminare o archiviare all'interno dell'app.
Suggerimento per esperti: Se hai colpito un numero elevato di tutti i tempi di e-mail nella tua casella di posta, potrebbe essere il momento di una spazzata pulita. "Consiglio vivamente di salvare e -mail che contano davvero da un punto di vista sentimentale o di documentazione aziendale, e quindi puoi eseguire la massa elimina per il tempo", afferma Kumar.
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Kumar consiglia di effettuare il check -in su tutti i tuoi dispositivi e file su base trimestrale. Come minimo, fai un audit annuale dell'archiviazione che stai utilizzando. Potresti perdere una nuova app più efficiente o rendersi conto che la tua soluzione di archiviazione è obsoleta (o addirittura piena). Se hai ancora alcuni vecchi documenti sulla tecnologia obsoleta come i dischi floppy, potrebbe essere il momento di pensare di trasferirli in una posizione supportata più affidabile prima che vengano perduti permanentemente. Puoi ancora copiare i dati su un computer moderno utilizzando un'unità floppy
Suggerimento per esperti: Kumar consiglia di leggere la mente organizzata:pensare direttamente all'era del sovraccarico di informazioni di Daniel J. Levitin per la versione di un neuroscienziato su come navigare tutti i dati che consumiamo.
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