メールを管理する：受信トレイを整理しようとしてフラストレーションを感じたことのない人はいますか？平均的な就業日には、200通以上の電子メールを受信できます（興味のあるものもあれば、そうでないものもあります）。これは衝撃的な数字ではありません。実際、それは標準でさえあるかもしれません。多くの職業では、受信トレイを読んだり、ファイリングしたり、整理したりするのに1日を費やすことができます。ただし、受信トレイを管理および整理しようとすると、実際に質問に回答したり、送信された情報を評価したりする時間がほとんどなくなります。
以下は、受信トレイを常に把握するための最善のアドバイスです。
電子メールのチェックを1日3回に制限する：これを習得するには、多大な規律が必要です。しかし、仕事中に受信トレイを3回だけ見ることにすると、午前中、午前中、午後遅くに、ほとんどの人が応答を待つことができることがすぐにわかります。これらの特定の期間に時間を集中することで、より多くのことを達成し、やり取りする人々に、彼らがあなたとどのように協力することを期待できるかについてトレーニングすることができます。
電子メール通知をオフにする：Gasp！何？あなたの仕事が数分以内に返信を要求しない限り、あなたの電子メールをチェックすることはあなたの全体的な生産性を損なう可能性があります。ラフバラ大学が行った調査によると、電子メールによる中断から完全に回復するには、平均して64秒かかります。したがって、[設定]または[ツール]メニューを見つけ、[通知]オプションをオフにして、保存します。
迷惑メールの購読を解除する：早朝の生産的な時間を繰り返しニュースレターの削除に費やし、ジャンクメール？削除するのに数秒しかかかりませんが、この時間を1年の間に追加した場合、他の場所で費やしたほうがよい時間になる可能性があります。現在受信トレイにあるメールを確認してください。定期的に読んでいないものについては、登録解除リンクをクリックしてください。
後で送信するメールをスケジュールする：働く母親：生産性を高めましょう！メールを送信するのに最適な時間は、仕事の前と昼食時です。午前6時に送信された電子メールは、午後4時に送信された電子メールよりも開封される可能性が3倍高くなります。これは、新しいクライアントの開拓について営業担当者を指導するために使用する優れたヒントです。他の障害物（クライアントの管理アシスタントや意思決定者以外の人など）がまだ機能していない場合、勤務時間の前後に困難なビジネス接続を確立するのは簡単です。
グループのメールに飛び込むのが遅い：それはすべての問題を検討しなくても、グループの電子メールがどのように機能するかは驚くべきことです。プロセス全体で応答するのではなく、グループの電子メールの人々が最初に問題を解決しようとするようにします。次に、チェーンの最後のメールを読んでください。時間を大幅に節約できます。
メールフォルダを作成する：クライアントまたはプロジェクトタイプのメールを保存するためのメールフォルダを作成することを検討してください。 「Follow-Up」、「Interesting」、または「To-Do」というフォルダを作成します。これは、興味をそそる受信トレイからの電子メールを提出する場所であり、後でより詳細に確認したいと思います。時間を見つけたら、適切なフォルダを調べて、保存する価値のあるメールを読むことができます。時間の価値がないものは必ず削除してください。
緊急のメールにフラグを付ける：これにより、受信トレイで簡単に見つけることができます。 Microsoft OutlookとGmailの両方に、順調に進むためのフラグ付けツールとフォローアップツールがいくつかあります。私は大ファンです。
完成したメールを受信トレイから移動する：とても簡単に聞こえますが、メールを読んだら、ファイルするか、削除するか、適切なフォルダに移動します。このように、受信トレイは注意が必要なものにのみ関連しています。
メールのファイリングを停止します。返信するか削除するだけです。クレイジーなファイリングシステムを見つけるのに時間を費やすのはやめましょう。組み込みのメールフォルダを使用するか、削除してください。覚えておいてください：それが本当に重要で、誤って消去してしまった場合は、いつでもゴミ箱フォルダからそれを掘り出すか、メールの再送信を依頼できます。
短く書く：メール小説の数受け取りましたか？ポリシーがあります。2段落を超える場合は、削除ボタンを押して違反者に電話します。メールを書くときは、これと同じアドバイスに従ってください。意味をはっきりと言ってください。ただし、できるだけ少ない単語を使用してください。これらすべてを言ったとしても、ビジネスメールで問題となる可能性のある、簡潔で自分の口調に注意を払わないでください。私は単に要点を理解することを目的としたメールを送信することで知られていましたが、それは傷ついた気持ちになりました。電子メールのトーンには細い線があります。
ソーシャルメディアサイトを避ける：Facebook、Twitter、Pinterest、Instagramを見たくなることは知っていますが、これらのサイトはあなたを夢中にさせ、取り戻せない貴重な作業時間を失うことになります。ビジネス目的でない限り、勤務時間中はソーシャルメディアやインターネットサーフィンを避けてください。SamanthaKnowlesはWorking MomReviewsの著者です。目を訓練し、20/20の視力を取り戻し、自然により鮮明な視力を得る方法を学び、ナチュラルクリアビジョンをチェックしてください。デジタル一眼レフカメラの使用方法を知るには、写真マスタークラスをチェックしてください。
