Heb je ooit iemand gevraagd om een taak te voltooien, maar het werd niet
gedaan zoals je had verwacht? Of heb je afgesproken om mensen te ontmoeten op
een groot evenement, maar kon je ze niet vinden toen je daar eenmaal was?
Heb je problemen met het beheren van personeel of het delegeren van verantwoordelijkheden
omdat niemand ooit doet wat vraag je ze te doen?
Uitdagingen met delegatie, vergaderlocaties en de
voltooiing van taken duiden meestal op een communicatieprobleem.
Er zijn twee gebieden die een storing in de communicatie veroorzaken:
specifiek en kwantitatief zijn. Als u leert hoe u
effectief kunt zijn op deze gebieden, zult u uw
communicatieproblemen drastisch verminderen.
Wees specifiek en krijg wat je wilt
Onduidelijke of dubbelzinnige communicatie kan tot zeer lelijke
problemen leiden. Termen of uitdrukkingen zoals 'enkele' of 'sommige' of 'later'
of 'binnenkort' kunnen leiden tot misverstanden en miscommunicatie.
Je hebt waarschijnlijk je eigen "vuller" of vage woorden die je gebruikt om
niet-specifiek te blijven. Deze woorden zijn geweldig in situaties waarin
specifiek zijn niet nodig is, zoals wanneer je een
collega vertelt dat je net een project afrondt en haar zult ontmoeten
in de lunch kamer, "binnen een minuut". Natuurlijk weet iedereen dat
niet precies 60 seconden betekent. Het betekent spoedig. Maar wat is
'binnenkort'? Voor sommige mensen kan dat 15 minuten betekenen. Voor anderen
'binnenkort' kan slechts drie minuten betekenen. Vage woorden betekenen vaak
verschillende dingen voor verschillende mensen omdat het woord gerelateerd is aan de persoonlijke paradigma's van de luisteraar.
Als je tegen een ervaren spreker zegt dat hij 'veel mensen'
in haar publiek verwacht, mag ze tweeduizend mensen
in een auditorium verwachten. Een onervaren spreker mag zich slechts
35 mensen in het publiek voorstellen wanneer hetzelfde wordt verteld.
Vertel een groep mensen dat ze 'rond vijf uur' moeten arriveren en je
zal mensen overal zien opdagen van 04.30 uur tot 7.30 uur. (Ik heb
familieleden die denken dat ze op tijd zijn als ze op
de juiste dag aankomen!)
Er is een deadline gesteld om een project "aan het einde van de
week" af te hebben. Betekent dit dat het project vrijdagochtend om 09.00 uur of vrijdagavond 17.00 uur klaar moet zijn?
Wees specifiek met wat je wilt en waar je het over hebt
en je zult meer succes hebben met je communicatie.
Kwantificeer en creëer tastbaar begrip
Het is moeilijk om alles te kwantificeren, hoewel veel dingen kunnen worden gemeten en/of een getal kunnen worden gegeven. Probeer alles wat je kunt
in kwantificeerbare termen te zetten om een 'waarde' te creëren, vooral bij
niet-tastbare items. Laten we eens kijken naar enkele voorbeelden.
Op een cv vermeldt een sollicitant haar eerdere functieverantwoordelijkheden
als:
Verzorgde boekhouding Beheerde klantenrekeningen Nieuw archiveringssysteem gecreëerd
om meer concrete waarde aan deze items te geven, moet de aanvrager
haar successen kwantificeren en ze de aandacht geven
die ze verdienen. Een effectievere vermelding op haar cv zou zijn:
Verzorgde boekhouding van in totaal $1,5 miljoen Beheerde
125-140 klantaccounts per jaar Systeem gemaakt dat wekelijks 15
uur handmatig werk bespaarde Veel beter, toch?
Als u in meetbare termen spreekt, is de kans groter dat mensen
de waarde begrijpen van de items die u bespreekt.
Kwantificering is vooral effectief wanneer u een
bedrijf op de markt brengt en om een verhoging vraagt, het ontwikkelen van een cv, of
het bespreken van een probleem.
Kwantificering is uiterst effectief in het verkoop- en marketingproces
. Als u de winst kunt kwantificeren van wat de potentiële
klant zal krijgen door uw product of dienst te kopen of het verlies door
niet te kopen, zult u meer succes hebben.
Als de prospect het probleem
specifiek begrijpt en kwantificeert, is de kans groter dat hij de reikwijdte van
het probleem begrijpt. In plaats van alleen maar te denken dat er een 'probleem is met het
moraal van de werknemer', helpt u de klant om het probleem in reële
cijfers te kwantificeren.
Leid de potentiële klant om u te vertellen dat de gemiddelde
duur van een verblijf van een werknemer bij het bedrijf 16 maanden is.
Uit bedrijfsstatistieken blijkt dat het gemiddeld $ 3.500 per
werknemer kost voor trainingslessen, een uniforme, en standaard medewerker
benodigdheden. Tijdens de opleiding ontvangt een medewerker een salaris
maar is hij nog niet productief. Het gemiddelde salaris voor een werknemer is
$ 2.500 per maand en het duurt twee maanden om een nieuwe werknemer op te leiden;
dit kost het bedrijf $ 5.000 aan salaris tijdens de training. Jaarlijks moeten er gemiddeld
25 nieuwe medewerkers worden aangenomen. Daarom kost het
conservatief het bedrijf $ 212.500 per jaar om alleen
nieuwe werknemers op te leiden.
Als uw oplossing voor het personeelsverloop minder is dan de kosten
($212.500) van het probleem, dan zou de klant gek zijn om u niet
in te huren, toch?
Laat de cijfers de verkoop voor u doen. Cijfers zijn tastbaar.
Cijfers zijn concreet. Cijfers spreken boekdelen.
Dus door specifiek te zijn en te kwantificeren, zult u vaker krijgen wat u wilt, wanneer u het wilt en hoe u het wilt. Je
wordt een betere manager, leider, onderhandelaar en algehele
communicator. Ga nu naar buiten en veel plezier met je nieuwe
communicatietools!