Beheer uw e-mail:wie heeft er geen frustratie ervaren bij het ordenen van hun inbox? Op een gemiddelde werkdag kan ik meer dan tweehonderd e-mails ontvangen (in sommige ben ik geïnteresseerd, in veel niet). Dit is geen schokkend aantal, sterker nog, het kan zelfs de norm zijn. In veel beroepen kun je je hele dag besteden aan het lezen, archiveren en ordenen van je inbox. Maar als u probeert een inbox te beheren en te organiseren, blijft er weinig tijd over om daadwerkelijk vragen te beantwoorden of de verzonden informatie te evalueren.
Hieronder vindt u mijn beste advies om uw inbox in de gaten te houden:
Beperk het controleren van e-mail tot drie keer per dag:dit vereist een enorme discipline om het onder de knie te krijgen. Maar als je eenmaal besluit om tijdens je werkdag maar drie keer naar je inbox te kijken - vroeg in de ochtend, halverwege de ochtend en laat in de middag - zul je al snel ontdekken dat de meesten kunnen wachten op een reactie. Door uw tijd op deze specifieke periodes te richten, krijgt u meer bereikt en traint u ook de mensen met wie u omgaat over hoe ze kunnen verwachten dat ze met u samenwerken.
Schakel e-mailmeldingen uit:hijg! Wat? Tenzij uw baan binnen enkele minuten antwoorden vereist, kan het controleren van uw e-mail uw algehele productiviteit schaden. Volgens een onderzoek van Loughborough University duurt het gemiddeld 64 seconden om volledig te herstellen van een onderbreking door een e-mail. Zoek dus uw menu "Instellingen" of "Extra", schakel uw "meldingen"-opties uit en sla op.
Afmelden voor ongewenste e-mail:hoeveel productieve tijd in de vroege ochtend heb ik verspild aan het verwijderen van herhaalde nieuwsbrieven en ongewenste e-mail? Het duurt maar een paar seconden om te verwijderen, maar als ik deze tijd in de loop van een jaar bij elkaar optel, zou het een paar uur kunnen zijn die beter ergens anders kan worden besteed. Bekijk de e-mails die momenteel in uw inbox staan. Voor alles wat je niet regelmatig leest, klik op de afmeldlink.
Plan e-mails die later worden verzonden:Werkende moeders:word productief! De beste tijden om e-mails te verzenden zijn vóór het werk en tijdens de lunch. Een e-mail die om 6 uur 's ochtends wordt verzonden, heeft drie keer meer kans om te worden geopend dan een e-mail die om 16:00 uur wordt verzonden. Dit is een goede tip die ik gebruik om mijn verkopers te coachen bij het zoeken naar nieuwe klanten. Het maken van moeilijke zakelijke contacten is gemakkelijker voor en na werktijd wanneer andere wegversperringen (zoals de administratieve assistenten van klanten en niet-besluitvormers) nog niet aan het werk zijn.
Wees traag om in groeps-e-mails te springen:het is verbazingwekkend hoe groeps-e-mails zichzelf uitwerken als je niet op elk probleem ingaat. In plaats van tijdens het hele proces te reageren, laat u mensen in groeps-e-mails eerst proberen hun problemen op te lossen. Lees dan gewoon de laatste e-mail in de keten; u bespaart uzelf een hoop tijd.
E-mailmappen maken:Overweeg om e-mailmappen te maken om e-mails van klanten of projecten op te slaan. Maak mappen met de naam 'Follow-Up', 'Interessant' of 'To-Do'. Hier bewaart u de e-mail uit uw inbox die uw interesse heeft gewekt en die u later in meer detail wilt bekijken. Als je tijd hebt, kun je gewoon in de juiste map kijken en de e-mails lezen die het waard zijn om te bewaren. Zorg ervoor dat u de e-mails die uw tijd niet waard zijn verwijdert.
Markeer urgente e-mails:op deze manier zijn ze gemakkelijk terug te vinden in uw inbox. Microsoft Outlook en Gmail hebben beide verschillende markerings- en follow-uptools om u op het goede spoor te houden. Ik ben een grote fan.
Verplaats voltooide e-mail uit uw inbox:het klinkt zo eenvoudig, maar als u de e-mail eenmaal hebt gelezen, kunt u deze ofwel archiveren, verwijderen of naar de juiste map verplaatsen. Op deze manier is Inbox alleen gerelateerd aan wat uw aandacht nodig heeft.
Stop met het archiveren van e-mails - beantwoord of verwijder het gewoon:stop tijd met het uitzoeken van gekke archiveringssystemen. Gebruik uw ingebouwde e-mailmappen of verwijder deze! Onthoud:als het echt zo belangrijk is en je het per ongeluk wist, kun je het altijd uit de prullenbak halen of vragen om de e-mail opnieuw te verzenden.
Schrijf kort:Hoeveel e-mailromans heb je ontvangen? Ik heb een beleid:als het meer dan twee alinea's is, druk ik op de verwijderknop en bel de overtreder. Volg bij het schrijven van e-mails hetzelfde advies. Zeg wat je bedoelt, wees duidelijk, maar gebruik zo min mogelijk woorden. Dit alles gezegd hebbende, wees niet kortaf en let op uw toon, die problematisch kan zijn in zakelijke e-mails. Het is bekend dat ik een e-mail stuurde die bedoeld was om eenvoudig ter zake te komen, maar dat resulteerde in kwetsende gevoelens. Er is een dunne lijn in de e-mailtoon; zorg er wel voor dat je voorzichtig en efficiënt bent.
Vermijd sociale-mediasites:ik weet dat het verleidelijk is om naar Facebook, Twitter, Pinterest en Instagram te kijken, maar je weet dat die sites je zullen opzuigen en u verliest kostbare werktijd die u niet meer kunt terugkrijgen. Tenzij het voor een zakelijk doel is, vermijd sociale media en internetten tijdens werkuren. Samantha Knowles is de auteur van Working Mom Reviews. Leer hoe u uw ogen kunt trainen, uw 20/20-zicht terugkrijgt en op natuurlijke wijze helderder kunt zien. Bekijk Natural Clear Vision. Om te weten hoe u een DSLR-camera moet gebruiken, gaat u naar Photography Masterclass
