De dagen van barstende archiefkasten en bureaus die onder papier zijn begraven, zijn misschien achter ons, maar dat betekent niet dat onze levens van 21e eeuw meer georganiseerd zijn. Met draadloze technologie geïntegreerd in onze dagelijkse routines, hebben velen van ons gewoon papieren rommel verhandeld voor digitale wanorde. Je kunt het als vanzelfsprekend beschouwen, maar het is er:je overstromende Inbox , die puinhoop van bestanden op uw desktopscherm, en die waarschuwingen dat de opslag van uw telefoon op capaciteit is. De verschuiving van werken op kantoor naar op afstand vanuit huis tijdens de pandemic heeft de verdeling van persoonlijke en zakelijke bestanden nog verder vervaagd, waardoor de organisatie veel meer een uitdaging is. "Wanneer een van de digitale gebieden van ons leven vol wordt, kan het overweldigend aanvoelen", zegt de in Toronto gevestigde productiviteitscoach Clare Kumar . Hier is een stapsgewijze handleiding om die digitale rommel onder controle te krijgen.
Ⓘ 2/7
Verwacht niet dat u uw digitale rommel opruimt aan het einde van een werkdag wanneer u zich al vermoeid voelt. Het is het beste om deze taak te plannen voor een dag dat je de tijd en energie hebt om het te voltooien, net zoals je een dag opzij kunt zetten voor het opruimen van je huis. "Zoals bij elk organisatieproject, is er wat mentale energie, strategisch denken en planning nodig", zegt Kumar. Het is ook belangrijk om af te stemmen op hoe tevreden je je voelt nadat je een beetje organiseert - dat zal je motiveren om door te gaan. Als u merkt dat een periodieke massale opruiming van uw apparaten veel te overweldigend is, zoek dan uit welke frequentie voor u werkt. Zoals je kleren aan het einde van de dag wegbergen, kan het misschien gemakkelijker zijn om ongewenste foto's te verwijderen direct nadat je ze hebt gemaakt.
Tip van deskundigen: Denk na over het organiseren van uw digitale rommel vanuit een oude oogpunt. Uw naaste verwanten moet op de hoogte zijn van wat u bezit - Passwords, financiën, juridische documenten - en waar deze bestanden zich bevinden in geval van nood.
Hier zijn 30 dingen die je in minder dan 30 minuten kunt organiseren .
Volgens Kumar is het eerste wat u moet doen wanneer u al uw bestanden wilt organiseren, of het nu online bankafschriften of video's zijn van uw laatste vakantie, na te denken over wat belangrijk is voor u . Op dezelfde manier als je fysieke rommel in een kamer zou doorzoeken-denk je overjunkladen, oude tijdschriften, dag oude gerechten-zijn je spam-e-mails en verouderde documenten die kostbare ruimte in je digitale omgeving innemen. "Je wilt hierop opzettelijk zijn omdat het vrij abstract is", zegt ze. De belangrijkste vragen om uzelf te stellen zijn:welke bestanden wilt u en houden Hoe wil je ze gebruiken? Als je passie bijvoorbeeld fotografie is, wil je ervoor zorgen dat je genoeg ruimte op je apparaten hebt om foto's op te slaan en een organisatiestrategie om ze weer te vinden.
Tip van deskundigen: Begin met het delen van alle bestanden over uw apparaten die u wilt organiseren in brede categorieën zoals foto's, werk en belastingen.
Ontdek de geheimen persoonlijke organisatoren zou je nooit gratis vertellen.
4/7
De kans is groot dat u een waarschuwing hebt ontvangen van ten minste een van uw slimme apparaten die u gevaarlijk dicht bij het bereiken van uw opslaglimiet bereikt. Gelukkig zijn er een aantal verschillende digitale opslagopties die u kunt tikken om die bestanden van uw apparaat over te dragen. Deze opties kunnen worden onderverdeeld in twee brede categorieën:fysieke opslagapparaten (zoals USB-flash drives of externe harde schijven) die aansluiten op uw apparaat, en cloudgebaseerde opslag (zoals Dropbox en Microsoft OneDrive) die online zijn toegankelijk en uw bestanden opslaan op een externe server. Wanneer zou je de ene boven de andere kunnen kiezen? Welnu, het hangt af van welke soorten bestanden u opslaat, hoe groot ze zijn en hoe u er in de toekomst toegang van wilt hebben. Als u bijvoorbeeld digitale fotobestanden opslaat die u met familieleden wilt delen, zou een cloudgebaseerde opslag beter zijn omdat hierdoor meerdere gebruikers gedeelde toegang tot dezelfde documenten toestaan.
Hoewel het misschien verleidelijk is om al uw bestanden op een enkele locatie op te slaan, merkt Kumar op dat er niets mis is met het gebruik van verschillende opties - voorgeleverd ze maken niet alleen opslag, maar ook ophalen zo moeiteloos mogelijk. "Mijn iPhone wordt ondersteund naar iCloud omdat dat natuurlijk is in die omgeving, en ik gebruik Google Drive omdat mijn Gmail daarin back -up is", zegt ze.
Tip van deskundigen: Vergeet niet de wettelijke vereisten voor werkgerelateerde bestanden te factureren die mogelijk in een veiliger opslag moeten worden gehouden.
Meer informatie over de dingen zeer georganiseerde mensen doen op hun smartphone .
5/7
Het is op het moment zeker eenvoudiger om digitale bestanden te laten met hun automatisch gegenereerde bestandsnamen, maar op de lange termijn betaalbaarder zijn met uw etikettering loont. Als u op zoek bent naar een gekoesterde familiefoto van een paar vakantie terug, zul je het gemakkelijker hebben om het te vinden onder de bestandsnaam "Family-Holiday-Winnipeg-July-2017.jpg" versus "10077892.jpg." "Het enige doel van organisatie is om u te helpen het later te vinden", zegt Kumar. "Je betaalt jezelf vooruit wanneer je een bestandsnaam maakt die gemakkelijk te vinden is." Er zijn twee aspecten hieraan - hoe je dingen vindt en de manier waarop je dingen noemt. Bestandshiërarchieën kunnen complex en doolhofachtig worden naarmate je meer niveaus toevoegt, dus het is het beste om dingen zo eenvoudig mogelijk te houden. Bijvoorbeeld, het nestelen van uw foto in de mappen "Foto's -> 2021 -> maart" maakt ze een cent om later op te sporen.
Als u een meer visuele persoon bent, past u dat toe op uw organisatiestrategie. Houd er dol op om apps op je telefoon te downloaden, maar niet hoe ze het startscherm volkomen? Groepeer ze samen op kleur. "Zet alleen zoveel structuur als je nodig hebt, en niet meer", adviseert Kumar. Dezelfde regel is van toepassing op het benoemen van bestanden - maak het zo eenvoudig mogelijk voor uw hersenen.
Tip van deskundigen: Begin bij het benoemen van bestanden met de datum en vervolgens onderwerp zoals "Yyyy-MM-DD-Taxen." Hiermee kunt u chronologisch bestanden sorteren, zodat u altijd de oudste of de meest recente kunt zien.
Mis deze 45 slimme tips voor lente schoonmaak niet Je zou willen dat je het eerder wist.
Er zijn tal van verschillende apps op de markt die zijn ontworpen om te helpen bij digitale opruiming. Voor degenen die hun inbox- en e -mailabonnementen onder controle willen krijgen, beveelt Kumar nerroll.me aan voor uw smartphone. Met de tool kunt u zich gemakkelijk afmelden voor ongewenste e -mails of uw favoriete abonnementen combineren in één e -mail. Als u merkt dat u meerdere tabbladen dag na dag open houdt, is de browserverlenging oneTab Consolideert ze in een enkele lijst om het geheugen van uw apparaat (en uw tijd) op te slaan. Om uw sociale media -accounts van oude - en mogelijk gênante - posten te schrobben, kunt u vaak in de app verwijderen of archiveren.
Tip van deskundigen: Als je een hoog aantal e-mails in je inbox hebt geslagen, is het misschien tijd voor een schone sweep. "Ik raad ten zeerste aan e -mails op te slaan die er echt toe doen vanuit het oogpunt van sentimenteel of een zakelijk documentatie, en dan kunt u massa verwijderen op tijd", zegt Kumar.
Hier zijn 10 eenvoudige strategieën om verslaving op sociale media te schoppen .
7/7
Kumar beveelt aan om op kwartaalbasis al uw apparaten en bestanden in te checken. Voer minimaal een jaarlijkse audit uit van de opslag die u gebruikt. U kunt een nieuwe app missen die efficiënter is of zich realiseert dat uw opslagoplossing verouderd (of zelfs vol) is. Als u nog enkele oude documenten hebt over verouderde technologie zoals floppy -schijven, is het misschien tijd om na te denken over het overbrengen van ze naar een betrouwbaardere ondersteunde locatie voordat ze permanent verloren zijn. U kunt nog steeds gegevens naar een moderne computer kopiëren met behulp van een externe of interne floppy drive , maar technologie is misschien geëvolueerd tot een punt waar bepaalde oude bestandsformaten niet langer kunnen worden gelezen. "Er is een venster wanneer de diensten redelijk betaalbaar zijn om die dingen te converteren en het is de moeite waard om door te springen voordat het een echt exclusieve en dure service wordt", zegt Kumar.
Tip van deskundigen: Kumar beveelt aan om de georganiseerde geest te lezen:recht denken in het tijdperk van informatie -overbelasting Door Daniel J. Levitin voor de kijk van een neurowetenschapper hoe u alle gegevens kunt navigeren die we consumeren.
Bekijk vervolgens 10 Organizing shows op Netflix Dat zal je inspireren om nu op te roepen.