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Colocando sua desordem digital em controle
Os dias de ruptura de armários e mesas enterrados em papel podem estar atrás de nós, mas isso não significa que nossas vidas do século XXI estão mais organizadas. Com a tecnologia sem fio integrada em nossas rotinas diárias, muitos de nós simplesmente trocaram a desordem de papel por desordem digital. Você pode dar como certo, mas está lá:sua caixa de entrada transbordando
, essa bagunça dos arquivos na tela da área de trabalho e os alertas de que o armazenamento do seu telefone estão em capacidade. A mudança de trabalhar no escritório para remotamente em casa durante a
pandemic obscureceu ainda mais a divisão de arquivos pessoais e de negócios, tornando a organização muito mais um desafio. "Quando uma das áreas digitais da nossa vida está ficando cheia, pode parecer esmagador", diz o treinador de produtividade baseado em Toronto
Clare Kumar . Aqui está um guia passo a passo para controlar essa desordem digital.
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reserve um tempo para uma primavera digital
Não espere limpar sua desordem digital no final de um dia de trabalho, quando você já está se sentindo cansado. É melhor agendar essa tarefa por um dia em que você terá tempo e energia para concluí-lo, assim como pode reservar um dia para limpar a primavera em sua casa. "Como em qualquer projeto de organização, é preciso alguma energia mental, pensamento estratégico e planejamento", diz Kumar. Também é importante sintonizar o quão satisfeito você se sente depois de organizar um pouco - isso o motivará a continuar. Se você achar que uma limpeza em massa periódica de seus dispositivos é impressionante demais, descubra o que a frequência funciona para você. Como guardar suas roupas no final do dia, pode ser mais fácil excluir fotos indesejadas logo após você tomá -las.
Dica de especialista: Pense em organizar sua desordem digital do ponto de vista herdado. O seu parente mais próximo precisa estar ciente do que você possui - palavras -passagens, finanças, documentos legais - e onde esses arquivos estão localizados em caso de emergência.
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Estabeleça prioridades para o que você deseja manter - ou excluir
De acordo com Kumar, a primeira coisa a fazer quando você está se preparando para organizar todos os seus arquivos, sejam eles extratos bancários on -line ou vídeos de suas últimas férias, é pensar sobre o que é importante para
você . Da mesma maneira que você classificaria a desordem física em uma sala-pense em gavetas de lixo, revistas antigas, pratos de um dia-imagine seus e-mails de spam e documentos desatualizados que estão ocupando espaço precioso em seu ambiente digital. "Você quer ser intencional sobre isso, porque é bastante abstrato", diz ela. As principais perguntas a se perguntar são:Quais arquivos você deseja manter
e Como você quer usá -los? Por exemplo, se sua paixão é fotografia, convém garantir que tenha espaço suficiente em seus dispositivos para armazenar fotos e uma estratégia organizacional para encontrá -las novamente.
Dica de especialista: Comece dividindo todos os arquivos em seus dispositivos que você deseja organizar em categorias amplas, como fotos, trabalho e impostos.
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Escolha a opção de armazenamento correta
Provavelmente, você recebeu um aviso de pelo menos um dos seus dispositivos inteligentes de que está perigosamente perto de atingir seu limite de armazenamento. Felizmente, existem várias opções de armazenamento digital diferentes que você pode tocar para transferir esses arquivos do seu dispositivo. Essas opções podem ser divididas em duas categorias amplas:dispositivos de armazenamento físico (como unidades flash USB ou discos rígidos externos) que se conectam ao seu dispositivo e armazenamento baseado em nuvem (como Dropbox e Microsoft OneDrive) que são acessados on-line e armazenam seus arquivos em um servidor remoto. Quando você pode escolher um sobre o outro? Bem, depende de quais tipos de arquivos você está armazenando, quão grande eles são e como você deseja acessá -los no futuro. Por exemplo, se você estiver armazenando arquivos de fotos digitais que deseja compartilhar com os membros da família, um armazenamento baseado em nuvem seria melhor porque permite que vários usuários compartilhassem o acesso aos mesmos documentos.
Embora possa ser tentador salvar todos os seus arquivos em um único local, Kumar observa que não há nada de errado em usar várias opções - providenciam que eles fazem não apenas armazenamento, mas também
recuperação o mais fácil possível. "Meu iPhone é backup do iCloud porque isso é natural nesse ambiente, e eu uso o Google Drive porque meu Gmail está backup dentro disso", diz ela.
Dica de especialista: Não se esqueça de levar em consideração os requisitos legais para arquivos relacionados ao trabalho que podem precisar ser mantidos em armazenamento mais seguro.
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Crie um sistema de organização que faça sentido para você
Certamente é mais fácil no momento deixar arquivos digitais com seus nomes de arquivos gerados automaticamente, mas sendo mais deliberado com sua rotulagem compensa a longo prazo. Se você está procurando uma foto de família estimada de algumas férias, terá mais facilidade em encontrá-la sob o nome do arquivo "Family-Holiday-Winnipeg-July-2017.jpg" versus "10077892.jpg". "O único objetivo da organização é ajudá -lo a encontrá -lo mais tarde", diz Kumar. "Você está se pagando sempre que criar um nome de arquivo que será fácil de encontrar." Existem dois aspectos nisso - como você encontra as coisas e a maneira como nomeia as coisas. As hierarquias de arquivos podem se tornar complexas e semelhantes a labirintos quanto mais níveis você adicionar, por isso é melhor manter as coisas o mais simples possível. Por exemplo, aninhar sua foto nas pastas “Fotos -> 2021 -> março” fará com que elas sejam uma brisa para rastrear mais tarde.
Se você é uma pessoa mais visual, aplique isso à sua estratégia de organização. Adoro baixar aplicativos no seu telefone, mas não como eles bagunçam a tela inicial? Agrupe -os de cor. "Coloque apenas a mesma estrutura que você precisa, e não mais", aconselha Kumar. A mesma regra se aplica aos arquivos de nomeação - faça o mais fácil possível para
seu cérebro.
Dica de especialista: Ao nomear arquivos, comece com a data e, em seguida, tópico como "AAAA-MM-DD-TAXES". Isso permitirá que você classifique os arquivos cronologicamente para que você possa sempre ver o mais antigo ou o mais recente.
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Aproveite os aplicativos organizadores
Existem muitos aplicativos diferentes no mercado projetados para ajudar na organização digital. Para aqueles que desejam controlar suas caixas de entrada e email, Kumar recomenda
unroll.me para o seu smartphone. A ferramenta permite cancelar facilmente a inscrição de e -mails indesejados ou combine suas assinaturas favoritas em um único email. Se você se encontrar mantendo várias guias abertas dia após dia, a extensão do navegador
onetab os consolida em uma única lista para salvar a memória do seu dispositivo (e seu tempo). Para limpar suas contas de mídia social de pós antigos - e possivelmente embaraçosos -, muitas vezes você pode excluir ou arquivar dentro do aplicativo.
Dica de especialista: Se você atingiu um número de e-mails de todos os tempos em sua caixa de entrada, talvez seja hora de uma varredura limpa. "Eu recomendo salvar e -mails que realmente importam de um ponto de vista de documentação sentimental ou de negócios e, em seguida, você pode excluir em massa por tempo", diz Kumar.
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Social Media Addiction .
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Programe a organização regular de sua rotina
Kumar recomenda verificar todos os seus dispositivos e arquivos trimestralmente. No mínimo, faça uma auditoria anual do armazenamento que você está usando. Você pode estar perdendo um novo aplicativo que é mais eficiente ou perceber que sua solução de armazenamento está desatualizada (ou até cheia). Se você ainda tiver alguns documentos antigos sobre tecnologia desatualizada, como discos de disquete, talvez seja hora de pensar em transferi -los para um local mais confiável, antes de serem perdidos permanentemente. Você ainda pode copiar dados para um computador moderno usando uma unidade de disquete externa ou interna , mas a tecnologia pode ter evoluído para um ponto em que certos formatos de arquivo antigos não podem mais ser lidos. "Há uma janela quando os serviços são bastante acessíveis para converter essas coisas e vale a pena saltar antes que se torne um serviço realmente exclusivo e caro", diz Kumar.
Dica de especialista: Kumar recomenda a leitura
a mente organizada:pensando bem na era da sobrecarga de informação Por Daniel J. Levitin para a opinião de um neurocientista sobre como navegar em todos os dados que consumimos.
Em seguida, confira 10
organizando shows na Netflix Isso o inspirará a organizar agora.
