Dagarna med sprängande filskåp och skrivbord begravda under papper kan ligga bakom oss, men det betyder inte att våra liv från 2000-talet är mer organiserade. Med trådlös teknik integrerad i våra dagliga rutiner har många av oss helt enkelt handlat pappersrörelse för digital oordning. Du kanske tar det för givet, men det är där:din överfyllda inkorg , det röran med filer på skrivbordsskärmen, och de varningar om att telefonens lagring är i kapacitet. Övergången från att arbeta på kontoret till på distans hemifrån under pandemin har suddig uppdelningen av personliga och affärsfiler ytterligare, vilket gör organisationen så mycket mer av en utmaning. "När ett av de digitala områdena i vårt liv blir fullt kan det känna sig överväldigande," säger Toronto-baserade produktivitetscoach Clare Kumar . Här är en steg-för-steg-guide för att få den digitala röran under kontroll.
Ⓘ 2/7
Förvänta dig inte att städa upp din digitala röran i slutet av en arbetsdag när du redan känner dig trött. Det är bäst att schemalägga den här uppgiften under en dag som du har tid och energi för att slutföra den, precis som du kan avsätta en dag för att rengöra ditt hus. "Som med alla organisationsprojekt kräver det en del mental energi, strategiskt tänkande och planering," säger Kumar. Det är också viktigt att anpassa dig till hur nöjd du känner dig efter att ha organiserat dig - som kommer att motivera dig att fortsätta. Om du upptäcker att en periodisk massrengöring av dina enheter är alldeles för överväldigande, ta reda på vad frekvensen fungerar för dig. Som att lägga bort dina kläder i slutet av dagen kan det känna sig lättare att ta bort oönskade foton direkt efter att du tagit dem.
Experttips: Tänk på att organisera din digitala röran ur en arv synvinkel. Din anhöriga måste vara medvetna om vad du äger - passord, ekonomi, juridiska dokument - och där dessa filer finns i en nödsituation.
Här är 30 saker du kan organisera på under 30 minuter .
Enligt Kumar är det första du ska göra när du planerar att organisera alla dina filer, oavsett om de är online -uttalanden eller videor från din sista semester, att tänka på vad som är viktigt för du . På samma sätt som du skulle sortera genom fysisk röran i ett rum-tänk skräplådor, gamla tidskrifter, dag gamla rätter-föreställer dig att det är dina skräppostmeddelanden och föråldrade dokument som tar upp dyrbart utrymme i din digitala miljö. "Du vill vara avsiktlig om detta eftersom det är ganska abstrakt," säger hon. De viktigaste frågorna att ställa dig själv är:Vilka filer vill du behålla och Hur vill du använda dem? Till exempel, om din passion är fotografering, vill du se till att du har tillräckligt med utrymme på dina enheter för att lagra foton och en organisationsstrategi för att hitta dem igen.
Experttips: Börja med att dela alla filer över dina enheter som du vill organisera i breda kategorier som foton, arbete och skatter.
Upptäck hemligheter personliga arrangörer Skulle aldrig berätta för dig gratis.
4/7
Chansen är stor att du har fått en varning från minst en av dina smarta enheter att du är farligt nära att nå din lagringsgräns. Lyckligtvis finns det ett antal olika digitala lagringsalternativ som du kan trycka på för att överföra filerna från din enhet. Dessa alternativ kan delas upp i två breda kategorier:fysiska lagringsenheter (som USB-flash-enheter eller externa hårddiskar) som ansluter till din enhet och molnbaserad lagring (som Dropbox och Microsoft OneDrive) som nås online och lagrar dina filer på en fjärrserver. När kan du välja en framför den andra? Det beror på vilka typer av filer du lagrar, hur stora de är och hur du vill komma åt dem i framtiden. Om du till exempel lagrar digitala fotofiler du vill dela med familjemedlemmar skulle en molnbaserad lagring vara bättre eftersom det ger flera användare delad åtkomst till samma dokument.
Även om det kan vara frestande att spara alla dina filer till en enda plats, konstaterar Kumar att det inte är något fel med att använda flera alternativ - förutsatt att de inte bara lagrar utan också hämtning Så enkelt som möjligt. "Min iPhone är säkerhetskopierad till iCloud eftersom det är naturligt i den miljön, och jag använder Google Drive eftersom min Gmail har säkerhetskopierats inom det," säger hon.
Experttips: Glöm inte att ta del av lagkraven för arbetsrelaterade filer som kan behöva hållas i säkrare lagring.
Lär dig om sakerna mycket organiserade människor gör på sin smartphone .
5/7
Det är säkert lättare för tillfället att lämna digitala filer med sina automatiskt genererade filnamn, men att vara mer avsiktlig med din märkning lönar sig på lång sikt. Om du letar efter ett älskat familjefoto från några semester tillbaka, har du en enklare tid att hitta det under filnamnet "Family-Holiday-Winnipeg-juli-2017.jpg" kontra "10077892.jpg." "Det enda syftet med organisationen är att hjälpa dig att hitta det senare," säger Kumar. "Du betalar dig själv framåt när du skapar ett filnamn som kommer att bli lätt att hitta." Det finns två aspekter på detta - hur du hittar saker och hur du namnger saker. Filhierarkier kan bli komplexa och labyrintliknande desto fler nivåer du lägger till, så det är bäst att hålla saker så enkla som möjligt. Till exempel häckar du ditt foto i mapparna "Foton -> 2021 -> mars" kommer att göra dem till en bris för att spåra senare.
Om du är en mer visuell person, tillämpa det på din organisationsstrategi. Älskar du att ladda ner appar på din telefon men inte hur de rör sig hemskärmen? Gruppera dem efter färg. "Sätt bara så mycket struktur som du behöver, och inte mer", råder Kumar. Samma regel gäller för att namnge filer - gör den så enkel som möjligt för din hjärna.
Experttips: När du namnger filer, börja med datumet och sedan ämnet som "YYYY-MM-DD-TAXES." Det gör att du kan sortera filer kronologiskt så att du alltid kan se de äldsta eller de senaste.
Missa inte dessa 45 smarta vårrengöringstips Du önskar att du visste förr.
Det finns många olika appar på marknaden som är utformade för att hjälpa dig med digital decluttering. För dem som vill få sina inkorgar och e -postabonnemang under kontroll rekommenderar Kumar unroll.me för din smartphone. Verktyget låter dig enkelt avsluta prenumerationen på oönskade e -postmeddelanden eller kombinera dina favoritabonnemang i ett enda e -postmeddelande. Om du befinner dig att hålla flera flikar öppna dag efter dag, webbläsarens förlängning onetab konsoliderar dem till en enda lista för att spara enhetens minne (och din tid). För att skrubba dina sociala mediekonton från gamla - och eventuellt pinsamma - poster kan du ofta ta bort eller arkivera i appen.
Experttips: Om du har träffat ett högt antal e-postmeddelanden i din inkorg kan det vara dags för ett rent svep. "Jag rekommenderar starkt att du sparar e -postmeddelanden som verkligen spelar roll från en sentimental eller en affärsdokumentationssynpunkt, och sedan kan du göra massavlopp med tiden," säger Kumar.
Här är 10 enkla strategier för att sparka Social Media Addiction .
7/7
Kumar rekommenderar att du checkar in på alla dina enheter och filer kvartalsvis. Gör minst en årlig granskning av lagringen du använder. Du kan missa en ny app som är mer effektiv eller inse att din lagringslösning är föråldrad (eller till och med full). Om du fortfarande har några gamla dokument på föråldrad teknik som diskett, kan det vara dags att tänka på att överföra dem till en mer pålitlig plats innan de är permanent förlorade. Du kan fortfarande kopiera data till en modern dator med en extern eller intern diskettenhet , men teknik kan ha utvecklats till en punkt där vissa gamla filformat inte längre kan läsas. "Det finns ett fönster när tjänsterna är ganska överkomliga att konvertera dessa saker och det är värt att hoppa på innan det blir en riktigt exklusiv och dyr tjänst," säger Kumar.
Experttips: Kumar rekommenderar att du läser The Organised Mind:Thinking Straight in the Age of Information Overload av Daniel J. Levitin för en neurovetenskapsman på How To Navigation All Data vi konsumerar.
Därefter, kolla in 10 organisationsshower på Netflix Det kommer att inspirera dig att declutter nu.