Har du någonsin bett någon att slutföra en uppgift, men den blev inte
gjord som du förväntade dig? Eller har du gått med på att träffa folk på
ett stort evenemang, men inte lyckats hitta dem när du väl kom dit?
Har du problem med att hantera personal eller delegera ansvar
eftersom ingen någonsin gör vad ber du dem att göra?
Utmaningar med delegering, mötesplatser och
slutförandet av uppgifter tyder vanligtvis på ett kommunikationsproblem.
Det finns två områden som orsakar ett sammanbrott i kommunikationen:
att vara specifik och kvantifierande. Om du lär dig hur du är
effektiv inom dessa områden kommer du att dramatiskt minska dina
kommunikationsproblem.
Var specifik och få vad du vill ha
Otydlig eller tvetydig kommunikation kan leda till mycket fula
problem. Termer eller fraser som "några" eller "några" eller "senare"
eller "snart" kan leda till missförstånd och missförstånd.
Du har förmodligen dina egna "utfyllnads" eller vaga ord som du använder för att
förbli ospecifika. Dessa ord är bra i situationer där
det inte är nödvändigt att vara specifik, som när du säger till en
kollega att du precis avslutar ett projekt och kommer att träffa henne
på lunchen rum, "om en minut." Naturligtvis vet alla att det
inte betyder exakt 60 sekunder. Det betyder snart. Men vad är
”snart”? För vissa människor kan det betyda 15 minuter. För andra
betyder "snart" bara tre minuter. Vaga ord betyder ofta
olika saker för olika människor eftersom ordet är
relativt till lyssnarens personliga paradigm.
Om du säger till en erfaren talare att förvänta sig "mycket folk"
i sin publik, kan hon förvänta sig att se två tusen människor
sitta i ett auditorium. En oerfaren talare får bara
avbilda 35 personer i publiken när de får veta samma sak.
Säg till en grupp människor att anlända "runt klockan fem" och du
kommer att få folk att dyka upp var som helst från 4:30 till 7:30. (Jag har
familjemedlemmar som tror att de kommer i tid om de kommer på
rätt dag!)
En deadline är satt för att ha ett projekt avslutat "i slutet av
veckan." Betyder det att projektet ska vara klart senast kl 9 på morgonen
fredag morgon eller kl 17 fredag kväll?
Var specifik med vad du vill ha och vad du pratar om
så kommer du att bli mer framgångsrik med din kommunikation.
Kvantifiera och skapa påtaglig förståelse
Det är svårt att kvantifiera allt, även om många saker kan
mätas och/eller ges en siffra. Försök att sätta allt du
kan i kvantifierbara termer för att skapa ett "värde", särskilt när du
diskuterar icke-påtagliga föremål. Låt oss titta på några exempel.
På ett CV listar en arbetssökande sina tidigare arbetsuppgifter
som:
Hanterade bokföring Hanterade kundkonton Skapat nytt arkiv
system För att ge dessa poster mer konkret värde måste den sökande
kvantifiera sina framgångar och ge dem den uppmärksamhet
de förtjänar. En mer effektiv notering på hennes CV skulle vara:
Hanterade bokföring av konton på totalt 1,5 miljoner USD Hanterade
125-140 kundkonton årligen Skapat system som sparade 15
timmar manuellt arbete varje vecka. Mycket bättre, eller hur?
När du talar i kvantifierbara termer är det mer sannolikt att människor
förstår värdet av de saker du diskuterar.
Kvantifiering är särskilt effektivt när du marknadsför ett
företag, ber om löneförhöjning, utveckla ett jobb-cv, eller
debattera en fråga.
Kvantifiering är extremt effektivt i försäljnings- och marknadsföringsprocessen. Om du kan kvantifiera vinsten av vad den potentiella
klienten kommer att få genom att köpa din produkt eller tjänst eller förlusten genom att
inte köpa, kommer du att bli mer framgångsrik.
Om potentiella kunder förstår och kvantifierar problemet
specifikt, är det mer sannolikt att han förstår omfattningen av
problemet. Istället för att bara tänka att det finns ett "problem med
anställdas moral", hjälper kunden att kvantifiera problemet i verkliga
siffror.
Guide den potentiella kunden att tala om för dig att den genomsnittliga
tiden som en anställd stannar på företaget är 16 månader.
Företagsstatistik visar att det kostar i genomsnitt 3 500 USD per
anställd för utbildningsklasser, en uniform och standardanställd
förnödenheter. Under utbildningen får en anställd en lönecheck
men är ännu inte produktiv. Medellönen för en anställd är
2 500 USD i månaden och det tar två månader att utbilda en ny anställd;
kostar företaget 5 000 USD i lön under utbildningen. I genomsnitt
måste 25 nya medarbetare anställas varje år. Därför kostar det
konservativt företaget 212 500 dollar per år bara att utbilda
nya medarbetare.
Om din lösning på personalomsättning är mindre än kostnaden
($212 500) för problemet, skulle kunden vara galen att inte
anställa dig, eller hur?
Låt siffrorna sälja åt dig. Siffror är påtagliga.
Siffror är konkreta. Siffror talar sitt tydliga språk.
Så genom att vara specifik och kvantifiera kommer du att börja få vad
du vill ha, när du vill ha det och hur du vill ha det oftare. Du
blir en bättre chef, ledare, förhandlare och övergripande
kommunikatör. Gå nu ut och ha kul med dina nya
kommunikationsverktyg!