Kontrollera din e-post:Vem har inte upplevt frustration när han försöker organisera sin inkorg? En genomsnittlig arbetsdag kan jag få mer än tvåhundra e-postmeddelanden (vissa är jag intresserad av - många är jag inte). Detta är inte en chockerande siffra, i själva verket kan det till och med vara normen. Inom många yrken kan du ägna hela dagen åt att läsa, arkivera och organisera din inkorg. Men att försöka hantera och organisera en inkorg lämnar väldigt lite tid för att faktiskt svara på frågor eller utvärdera information som skickas.
Nedan är mina bästa råd för att hålla koll på din inkorg:
Begränsa e-postkontroll till tre gånger om dagen:Detta kräver enorm disciplin att bemästra. Men när du väl bestämmer dig för att titta i din inkorg bara tre gånger under din arbetsdag - tidigt på morgonen, mitt på morgonen och sen eftermiddag - kommer du snart att upptäcka att de flesta kan vänta på ett svar. Genom att fokusera din tid på dessa specifika perioder kommer du att bli mer åstadkommen och samtidigt träna de personer du interagerar med i hur de kan förvänta sig att arbeta med dig.
Stäng av e-postaviseringar:Gasp! Vad? Om ditt jobb inte kräver svar inom några minuter, kan det skada din totala produktivitet att kontrollera din e-post. I genomsnitt tar det 64 sekunder att återhämta sig helt från att ha blivit avbruten av ett e-postmeddelande, enligt en studie gjord av Loughborough University. Så leta reda på menyn "Inställningar" eller "Verktyg", stäng av alternativen för "aviseringar" och spara.
Avsluta prenumeration från skräppost:Hur mycket produktiv tid på morgonen har jag slösat bort på att ta bort återkommande nyhetsbrev och skräppost? Det tar bara några sekunder att radera, men om jag lägger till den här tiden under ett år kan det vara några timmars tid som skulle kunna användas bättre någon annanstans. Titta igenom e-postmeddelanden som för närvarande finns i din inkorg. Om du inte läser regelbundet klickar du på länken för att avsluta prenumerationen.
Schemalägg e-postmeddelanden som ska skickas senare:Arbetande mammor:bli produktiv! De bästa tiderna att skicka e-postmeddelanden är före jobbet och under lunchtid. Ett e-postmeddelande som skickas klockan 06.00 har tre gånger större chans att öppnas än ett som skickas klockan 16.00. Det här är ett bra tips som jag använder för att coacha mina säljare i att leta efter nya kunder. Att skapa svåra affärsförbindelser är lättare före och efter arbetstid när andra vägspärrar (som klienternas administrativa assistenter och icke-beslutsfattare) ännu inte är på jobbet.
Var långsam med att hoppa in i gruppmail:Det är fantastiskt hur gruppmail kommer att fungera när du inte väger in i varje fråga. Istället för att svara under hela processen, låt personer på gruppmail försöka lösa sina problem först. Sedan är det bara att läsa det sista mejlet i kedjan; du kommer att spara massor av tid.
Skapa e-postmappar:Överväg att skapa e-postmappar för att lagra e-postmeddelanden av klient- eller projekttyp. Skapa mappar som heter "Uppföljning", "Intressant" eller "Att göra". Det är här du kommer att arkivera e-postmeddelandet från din inkorg som väckte ditt intresse och du skulle vilja granska det mer detaljerat - senare. När du hittar tid kan du helt enkelt titta i lämplig mapp och läsa e-postmeddelanden som är värda att behålla. Se till att ta bort de som inte är värda din tid.
Flagga brådskande e-postmeddelanden:På så sätt blir de lätta att hitta i din inkorg. Microsoft Outlook och Gmail har båda flera flaggnings- och uppföljningsverktyg för att hålla dig på rätt spår. Jag är ett stort fan.
Flytta färdigt e-postmeddelande från din inkorg:Det låter så enkelt, men när du väl har läst e-postmeddelandet - antingen arkivera det, ta bort eller flytta det till lämplig mapp. På så sätt är Inbox bara relaterad till det som behöver din uppmärksamhet.
Sluta arkivera e-postmeddelanden – svara eller ta bara bort det:Sluta ägna tid åt att lista ut galna arkiveringssystem. Använd dina inbyggda e-postmappar eller ta bort dem! Kom ihåg:om det verkligen är så viktigt och du av misstag raderar det, kan du alltid gräva ut det ur papperskorgen eller be om att e-postmeddelandet ska skickas på nytt.
Skriv kort:Hur många e-postromaner har du fått? Jag har en policy:om det är fler än två stycken trycker jag på raderingsknappen och ringer gärningsmannen. Följ samma råd när du skriver e-postmeddelanden. Säg vad du menar, var tydlig, men använd så få ord som möjligt. Efter att ha sagt allt detta, var inte kortfattad och titta på din ton, vilket kan vara problematiskt i affärse-postmeddelanden. Jag har varit känd för att skicka ett e-postmeddelande för att helt enkelt komma till saken, men det resulterade i sårande känslor. Det finns en fin linje i e-posttonen; se bara till att du är försiktig samtidigt som du är effektiv.
Undvik webbplatser för sociala medier:jag vet att det är frestande att titta på Facebook, Twitter, Pinterest och Instagram, men du vet att de här sajterna kommer att suga in dig och du kommer att förlora värdefull arbetstid som du inte kan få tillbaka. Undvik sociala medier och internetsurfning under arbetstid, om det inte är i affärssyfte. Samantha Knowles är författaren till Working Mom Reviews. Lär dig hur du tränar dina ögon, återställer din 20/20-syn och får klarare syn naturligt, kolla in Natural Clear Vision För att veta hur du använder en DSLR-kamera, kolla in Photography Masterclass
