Att planera en släktträff är ingen lätt uppgift. Det är mycket tänkande och tidskrävande grundarbete som ligger i det, och man måste ha de finare detaljerna i åtanke för att se till att alla känner sig delaktiga och har det bra. Vi kan dock förenkla processen genom att dela upp den i enkla steg.
Först och främst, när du planerar en släktträff, bestäm dig vilka familjemedlemmar som ska bjudas in. Vilken sida av familjen och hur omfattande bör inbjudnalistan vara är första steget i planeringen. Det hjälper till att bestämma gästlistan och i sin tur fixa budgetar och gå vidare till de finare planeringsdetaljerna.
Närnäst kommer den svåra uppgiften att välja ett datum och en plats. Om gästlistan är stor kan man tillgripa en allmän undersökning för att identifiera de datum som är lämpligast för deltagarna. Lokalen måste väljas baserat på antalet inbjudna och bekvämlighet. Det kan vara hemma om en liten sammankomst är planerad, eller så kan man boka en församlingslokal, ett hotell eller en park på en bekväm plats som lätt kan nås av alla familjemedlemmar. Den exakta vägbeskrivningen kan skickas via e-post eller kommuniceras via telefonsamtal. Om medlemmar måste resa in på långt håll är det en bra policy att informera dem om datumet i förväg så att de kan göra lämpliga bokningar.
När grundarbetet är klart kan en omfattande budget utformas . Det skulle avgöra omfattningen av mat, boende, dekorationer och aktiviteter som ska planeras.
För att göra saker intressanta kan man välja ett tema för återföreningen med teman som bygger på att familjehistoria är det mest självklara valet. Det valda temat skulle kunna sträcka sig till val av mat, dekoration och aktiviteter.
Att låsa menyn är nästa viktiga sak. För mindre sammankomster kan ett hemlagat pålägg vara idealiskt, men för större evenemang kan man hyra cateringfirma och restauranger och låta experter sköta matvalen. Hur begränsad eller expansiv spridningen blir beror helt på budgetanslagen. Ett annat innovativt och roligt alternativ kan vara att be varje familjemedlem laga sina egna specialiteter och ta med dem. När allt kommer omkring, som de säger, håller en familj som äter tillsammans tillsammans.
Nästa steg i att planera en släktträff är att planera aktiviteter som kommer att underhålla alla och se till att alla medlemmar har det jättekul tid. Det skulle fungera som en stor isbrytare att mingla med avlägsna släktingar. Helst ska aktiviteterna utformas för att passa alla åldrar, och priser kan även arrangeras. För barnen kommer uppblåsbara festuthyrningar att ge allt roligt och underhållning för att hålla dem engagerade. Vi kommer även att leverera, sätta upp och ta ner gummibåtarna, vilket avlastar dig från mycket arbete! Att sätta upp en scen och en mikrofon med medlemmar som berättar om tidigare erfarenheter, dela minnen och sånger kan vara en bra sammanhållande aktivitet och en som hjälper oss att lära känna våra familjer bättre.
Att arrangera möbler och bestick är viktigt. Man kan också sätta upp tält och dekorationer som ger en hemtrevlig atmosfär för alla att knyta an. Dessutom måste parkeringsplats ordnas för de som kör in. För andra som kommer från avlägsna platser kan man överväga att hämta och lämna fordon.
Självklart är den viktigaste delen av släktträffen att skapa minnen och fånga dem. De flesta medlemmar skulle ta med sina egna kameror och videobandspelare men det skulle inte skada att anlita en officiell kameraman för att fånga händelsen och skapa videor av den. Dessa kan förvandlas till en liten film som fångar de intima familjeögonblicken och delas ut bland gästerna som minnen som de kan vårda.
Dekorationer kan innehålla namnbrickor, släktträd, inramade fotografier och affischer. Dessa är en stor hit och ett bra sätt att få igång en konversation. Man kan också skriva ut programlistan och få den distribuerad så att alla blir medvetna om allt roligt och nöje som väntar dem.
Detta är de grundläggande stegen för att planera en släktträff och säkerställa en händelse full av lycka och munterhet. För all festuthyrningsutrustning du behöver, om du letar efter en källa för karnevaltåget Grand Rapids, kolla in ACP Entertainment på http://acpentertainment.com/.
